Best Practices – Datenschutz, Umweltschutz und Kundendienst im Übersetzungsbüro für Spanisch und Deutsch

Autor: Sarah Schneider, ermächtigte Übersetzerin für die spanische Sprache (OLG Köln). Kontakt: post@sarah-schneider.eu. Telefon: 0172 210 99 71.

In diesem Blogartikel möchte kurz ich meine Best Practices vorstellen. Also die Grundsätze, nach denen ich in meinem Übersetzungsbüro für Spanisch und Deutsch an Ihrer beglaubigten Übersetzung arbeite.

Datenschutz für amtliche Übersetzungen

Die Daten meiner Kunden, die mir die beglaubigte Übersetzung ihrer Unterlagen anvertrauen, sowie deren Schutz sind mir sehr wichtig. Zur neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) habe ich aus diesem Grund im Jahr 2018 Fort- und Weiterbildungen besucht. Außerdem habe ich mich rechtlich beraten lassen. Ich möchte Ihre Daten bestmöglich schützen und ergreife dazu umfassende Maßnahmen.

Ein Auszug daraus:

Papiermüll wird bei mir datenschutzkonform vernichtet. Akten und ausgedruckte Unterlagen, zum Beispiel von beglaubigten Übersetzungen oder den zugehörigen Originalen, halte ich unter Verschluss. Für die Sicherheit von elektronischen Unterlagen, Daten und amtlichen Übersetzungen ergreife ich eine Reihe von technischen Maßnahmen. Dazu gehören u.a. Datenverschlüsselung, Festplattenverschlüsselung, sichere Passwörter, die regelmäßig geändert werden, mehrstufige Authentifizierungen, etc. Für Webhosting, Clouddienste und andere Online-Dienste nutze ich, wo immer es geht, Anbieter in Deutschland. So vermeide ich Datenwege, die über Server in Nicht-EU-Ländern führen. Daneben unterzeichne ich die vorgeschriebenen Auftragsdatenverarbeitungsverträge.

Außerdem unterzeichne ich mit allen Kooperationspartnern jeder Art Geheimhaltungsvereinbarungen und Belehrungen in Sachen Datenschutz. Ein Verfahrensverzeichnis meiner Verfahren führe und aktualisiere ich regelmäßig. Es ist auf behördliche Anfrage einsehbar.

Ich ergreife noch eine Vielzahl weiterer Maßnahmen, bilde mich regelmäßig fort und passe meine Maßnahmen an neue Entwicklungen an. Ich bemühe mich nach Kräften, meine Arbeit an den beglaubigten Übersetzungen für alle Beteiligten so sicher wie möglich zu machen. Und das, ohne dass dadurch Einschränkungen für meine Kunden beim Service entstehen. Und genau das ist oft gar nicht so leicht!

Amtliche Übersetzungen, auch genannt beglaubigte Übersetzungen, basieren nun einmal auf Urkunden. Die enthalten wiederum viele Daten. Auch zur Abwicklung Ihres Auftrags benötige ich bestimmte Daten. Dazu gehören u.a. Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse oder auch eine Telefonnummer für Rückfragen. Daher bemühe ich mich insbesondere, die Datenmenge, die ich ich speichere, von vorneherein soweit wie möglich auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Und regelmäßig zu löschen! Das bedeutet jedoch auch, dass meine Kunden nach Ablauf einer Zeit, die ich Ihnen bei Auftragserteilung mitteile, keine Neuausfertigungen ihrer beglaubigten Übersetzungen mehr nachträglich bestellen können. Frühstens lösche ich jedoch nach Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungsfrist nach dem Werkvertragsrecht (631 BGB ff). Außerdem ist, wie bei jeder Nutzung des Internets, zu berücksichtigen: hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht.

Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier.

Bereits wenn Sie ein Angebot einholen, erhalten Sie außerdem ein Infoblatt nach DSGVO. Bitte lesen Sie diese Information aufmerksam durch. Bei Fragen stehe ich jederzeit gern erläuternd zur Verfügung.

Kundendienst

Der Name sagt es bereits: Der Dienst am Kunden liegt mir am Herzen. Ich möchte Sie bestmöglich betreuen und Ihre Zufriedenheit mit dem Ergebnis liegt mir sehr am Herzen.

Ich übersetze nicht nur die Unterlagen, die Sie mir schicken, aus dem Spanischen ins Deutsche und umgekehrt. Sie profitieren auch von meiner Erfahrung mit den deutschen Behörden. Wenn mir beispielsweise ein europäischer Staatsbürger seine Geburtsurkunde oder Heiratsurkunde zur Übersetzung von Spanisch nach Deutsch schickt, empfehle ich ihm, wenn möglich die kostenlose mehrsprachige Version der Urkunde einzuholen. Das geschieht bei der zuständigen Stelle in Spanien (mehr dazu hier). So spart der Kunde diese Kosten und mir ist es ein Anliegen, dass meine Kunden kein Lehrgeld zahlen müssen.

Auch bin ich vertraut mit den Prozessen und Verfahren der Anerkennung von Abschlüssen. Ich kann in vielen Fällen beraten, welche Unterlagen in welcher Form einzureichen sind. Wenn Sie weitere Informationen rund um die Übersetzung Ihres Abschlusses oder Zeugnisses für die Anerkennung suchen, werden Sie vielleicht in diesem Blogartikel fündig.

Schauen Sie mir über die Schulter

Ich beziehe meine Kunden daneben gerne in den Prozess mit ein. Es ist verständlicherweise für Außenstehende nicht immer leicht nachzuvollziehen, welchen Regeln beglaubigte Übersetzungen folgen. So bereite ich Ihre Übersetzung erst einmal als Entwurf in PDF vor. Sie können sich den Entwurf dann ganz in Ruhe anschauen und mir Ihre Fragen zukommen lassen. So können wir alle Zweifel und ggf. vorhandene Unrichtigkeiten lösen, bevor ich die Übersetzung drucke, stemple und versende.

Umweltschutz

Der Schutz der Umwelt liegt mir persönlich sehr am Herzen. Ich habe daher in den letzten Jahren in mehreren Bereichen meiner Arbeit Umstellungen vorgenommen. Hier ein Auszug:

  • Druckmaterialien wie Werbeflyer oder Visitenkarten drucke ich nach Möglichkeit auf zertifiziertem, umweltschonendem Recyclingpapier. Auch für meine Briefumschläge nutze ich, wo möglich, Recyclingpapier.
  • Meine beglaubigten Übersetzungen drucke ich doppelseitig. Das spart 50 % im Papierverbrauch ein und ist außerdem für die Behörde besonders übersichtlich und leichter zu handhaben. Meine Buchhaltung und Rechnungstellung habe ich um Jahr 2019 komplett auf elektronische Bearbeitung umgestellt. Dadurch kann ich jedes Jahr rund 600-800 gedruckte Seiten einsparen.
  • Die Klarsichthüllen, in denen ich meine beglaubigten Übersetzungen aus dem Spanischen versende, kaufe ich wenn möglich gebraucht ein.
  • Zu geschäftlichen Terminen fahre ich mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

Insbesondere bei Papier, Hüllen und Druckertinte konnte ich in den letzten Jahren so große Einsparungen in Sachen Umweltschutz erzielen. Ich bin stets auf der Suche nach weiteren Möglichkeiten, meine Arbeit umweltschonender zu gestalten.

Fragen & Kontakt

Sie haben Fragen rund um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten oder möchten ein Angebot für eine beglaubigte Übersetzung einholen? Kontaktieren Sie mich gern per E-Mail oder Telefon.

FAQ – Häufige Fragen und Antworten rund um beglaubigte Übersetzungen.

Veröffentlicht in beglaubigte Übersetzung.