Was ist eine beglaubigte Übersetzung?

Beglaubigte Kopie

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Viele meiner Kunden stellen sich die Frage „Was ist eine „beglaubigte Kopie„. Und wo bekomme ich sie her, wenn das betreffende Dokument nicht auf Deutsch verfasst ist?“

Wann und wofür brauche ich eine beglaubigte Kopie?

Bei der Anerkennung eines Abschlusses ist es üblich, dass die für die Anerkennung zuständigen Behörden nicht nur eine amtliche Übersetzung (auch bestätigte oder im Volksmund beglaubigte Übersetzung), sondern auch eine beglaubigte Kopie des originalen Abschlusses oder der originalen Zeugnisse verlangen. Oft behalten die Stellen diese Kopien ein und archivieren sie.

Manchmal muss dabei die Übersetzung auf der Grundlage der beglaubigten Kopie und nicht auf der Grundlage des originalen Abschlusses angefertigt werden. Das ist besonders wichtig, wenn die beglaubigte Kopie im Ausland angefertigt wurde und der Beglaubigungsvermerk in spanischer Sprache auf dem Dokument erscheint. In diesem Fall ist es nötig, den Beglaubigungsvermerk mit zu übersetzen. Zudem kann es sein, dass die Stelle fordert,  dass die beglaubigte Kopie untrennbar (bei mir mit Öse und Siegel) mit der Übersetzung verbunden wird. In diesem Fall müssen Sie dem Übersetzer (ggf. mir) die beglaubigten Kopien postalisch oder persönlich zukommen lassen.

Kann der ermächtigte / vereidigte / beeidigte Übersetzer die beglaubigte Kopie anfertigen?

Nein. Übersetzer können keine Kopien oder Urkunden „beglaubigen“, das können beispielsweise Notare und siegelführende Behörden.

Für die Anfertigung der beglaubigten Übersetzung druckt der Übersetzer die digitale Kopie („Ablichtung“, „Scan“) des Originals aus, kopiert das ausgehändigte Original oder verwendet die postalisch zugesandte beglaubigte Kopie. Der Scan bzw. das Original wird bei mir auf die Rückseite der Übersetzung kopiert, damit die zuständige Stelle weiß, auf welches Dokument sich meine Übersetzung bezieht. Diese Kopie ist jedoch eine „einfache“ Kopie, keine beglaubigte Kopie.

Wo bekomme ich also eine beglaubigte Kopie?

In Deutschland gibt es verschiedene öffentliche Einrichtungen wie Kommunalverwaltungen, Verwaltungsbehörden, Rathäuser usw. die beglaubigte Kopien ausstellen können. Diese Option ist in der Regel auch die günstigste. Ich sage „können“, denn in der Regel beglaubigen diese Stellen jedoch keine Kopien von ausländischen Dokumenten. Eine Alternative zum Bürgeramt, von dem mir einige Kunden erzählt haben, ist beim Ausländeramt desselben Rathauses nachzufragen. Es kann sein, dass Sie dort mehr Glück haben.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Kopien Ihrer Originale in Spanien zu beglaubigen, können Sie dies in der Regel beim ayuntamiento tun.  Auch Botschaften und Konsulate können beglaubigte Kopien ausstellen. Denken Sie daran, dass, wenn der Beglaubigungsvermerk auf Spanisch verfasst ist, dieser mit übersetzt werden muss, damit die zuständige Stelle die beglaubigte Kopie als solche erkennt.

Außerdem haben Sie natürlich die Möglichkeit, einen Notar zu beauftragen. Er stellt Ihnen eine beglaubigte Kopie des betreffenden Dokuments aus. Die Kosten dafür sind in der Regel ebenfalls überschaubar.

Notare, die Ihnen bei der Ausstellung Ihrer beglaubigten Kopien behilflich sind:

Berlin

Wenn Sie eine notariell beglaubigte Kopie in Berlin benötigen, können Sie sich an Dr. Laumann vom Notariat Laumann & Partner (Albrechtstraße 12, 10117 Berlin) wenden:

E-Mail: notariat@laumann-partner.de

Telefon: 030 288 833-51  

Im Notariat werden Sie auch gern in englischer Sprache betreut. Wenn Sie Hilfe bei der Kommunikation mit ihnen benötigen, können Sie sich gern an mich wenden.

München

Wenn Sie eine notariell beglaubigte Kopie benötigen, können Sie sich an Neucalys Abzueta vom Notariat Ott-Forst wenden:

E-Mail: n.abzueta@ott-forst.de

Telefon: 089-29006515

Das Notariat hat ein Büro in München, in dem Sie Ihre Originale zur Anfertigung der beglaubigten Kopien abgeben können. Sie können Ihre Originale per Einschreiben an das Notariat senden, das sich um die beglaubigten Kopien und den Versand Ihrer Originale mit den Kopien per Einschreiben an Ihre Wohnadresse kümmert. Frau Abzueta betreut Sie dabei gerne auf Spanisch.

Bestätigte / Amtliche („beglaubigte“) Übersetzung

Nach der Anfertigung der beglaubigten Kopie folgt gewöhnlich die amtliche Übersetzung. Wenn Sie neben den beglaubigten Kopien eine bestätigte Übersetzung („beglaubigte“ Übersetzung) benötigen, können Sie sich dafür gern an mich wenden. Senden Sie mir dazu einen Scan der Unterlagen, die Sie übersetzen lassen möchten, zu, und ich erstelle Ihnen ein unverbindliches Angebot. Denken Sie auch daran, dass ich Ihnen die Übersetzung sehr gerne in mehrfacher Ausfertigung ausstellen kann (ggf. mit Aufpreis, auf Anfrage). Eine Anfertigung einer beglaubigten Kopie der Übersetzung (wie von einigen Anerkennungsstellen gefordert) ist nicht nötig. Zur Startseite und zum Kontakt (ganz unten)

Was ist eine beglaubigte Übersetzung?

Was versteht man unter einer beglaubigten Übersetzung?

Autorin: Sarah Schneider, ermächtigte Übersetzerin für die spanische Sprache (OLG Köln), post@sarah-schneider.eu

Was ist eine bestätigte, amtliche oder beglaubigte Übersetzung?

Bei allen vier Begriffen handelt es sich um Bezeichnungen für Übersetzungen, bei denen am Ende die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung bescheinigt wird. Bescheinigt wird also nur, dass die Übersetzung vollständig und korrekt ist. Nicht bescheinigt wird der Inhalt des Dokuments (das darf nur ein Notar). Bei der Übersetzung dürfen daher keine Auslassungen gemacht oder Teile hinzugefügt werden.  Und sie darf nicht „frei“ erfolgen. Das heißt, sie muss präzise und genau den Text des Originals wiedergeben. Wenn also im Originaldokument ein Fehler enthalten ist, darf das in der Übersetzung nicht korrigiert werden. Beispielsweise wenn der Name der betreffenden Person nicht richtig geschrieben oder die Personalausweisnummer nicht korrekt ist.

Beglaubigte Übersetzungen folgen außerdem besonderen Regeln. Sie müssen dem Format und Layout des Originals nachempfunden sein. Besondere Merkmale, Stempel oder aufgeklebte Marken müssen kommentiert werden. Auch gibt es Vorgaben betreffend die Bezeichnung von Behörden oder Ministerien und die Übersetzung von Abschlüssen. Somit ist eine beglaubigte Übersetzung stets mit mehr Aufwand als eine „einfache Übersetzung“ verbunden. Sie kann unter Umständen durch die einzufügenden Kommentare auch länger werden.

Das Originaldokument (eingereicht im Original oder als hochauflösender Scan) wird dabei ggf. mit fotokopiert und ggf. vom Übersetzer mit gestempelt. Deshalb ist es bei Scans sehr wichtig, dass sie gut lesbar sind. Alle Merkmale wie Stempel oder Marken müssen gut zu erkennen sein. Die beglaubigte Übersetzung ersetzt jedoch nicht das Original, bzw. die beglaubigte Kopie des Originals. Das bzw. die beglaubigte Kopie müssen bei der entsprechenden Behörde gewöhnlich mit vorgelegt werden.

Bestätigte Übersetzungen müssen auf hochwertigem Papier von mindestens 80 Gramm gedruckt werden. Anschließend werden sie vom Übersetzer gestempelt und unterschrieben, nur so sind sie gültig. Ich drucke, soweit möglich, die von mir bestätigten Übersetzungen zum Schutz der Umwelt doppelseitig. Die Übersetzung wird gewöhnlich in einer Klarsichtfolie und ggf. in einem großen verstärkten Umschlag im Original an den Kunden versendet. Die Kosten dafür sind in den Verpackungs- und Versandkosten auf meinen Rechnungen enthalten.

Kann jeder Übersetzer beglaubigte Übersetzungen anfertigen?

Nein. Übersetzer, die in Deutschland beglaubigte Übersetzungen anfertigen, müssen vom zuständigen Gericht des jeweiligen Bundeslandes dazu ermächtigt sein. Die Übersetzer, die beglaubigte Übersetzungen anfertigen dürfen, nennen sich je nach Bundesland unter anderem ermächtigte, vereidigte oder beeidigte Übersetzer. Die Übersetzungen sind jedoch unabhängig von der Bezeichnung bundesweit gültig.

Um sich von einem zuständigen Gericht als Übersetzer ermächtigen zu lassen, muss der Übersetzer bestimmte Qualifikationen nachweisen. Das kann beispielsweise eine staatliche Übersetzerprüfung, eine Übersetzerprüfung bei der IHK oder ein Übersetzerdiplom eine Universität sein. Ich selbst bin IHK-geprüft (IHK Dortmund). Außerdem muss der Übersetzer für seine tägliche Arbeit Kenntnisse im jeweiligen Fachbereich haben (Rechtswesen, Technik, etc.) und die kulturellen Hintergründe beider Länder kennen. So muss er beispielsweise bei einer Übersetzung eines Abschlusses fundierte Kenntnisse des Bildungssystems der Ausgangs- und der Zielsprache mitbringen.

Welche Unterlagen müssen gewöhnlich übersetzt und beglaubigt werden?

Typischerweise werden Urkunden jeder Art, Zeugnisse und Identitätsnachweise übersetzt und beglaubigt. Seit einiger Zeit gibt es im europäischen Raum in vielen Ländern bei einigen Urkunden mehrsprachige Versionen. So stellen spanische Behörden beispielsweise mehrsprachige oder internationale Geburtsurkunden, Ehefähigkeitszeugnisse oder Heiratsurkunden aus [certificado multilingüe o plurilingüe]. In den Fällen, in denen eine solche mehrsprachige Version existiert und das Herkunftsland in der EU liegt, akzeptieren die Behörden in Deutschland oft keine Übersetzungen mehr (z. B. eine Übersetzung eines certificado de nacimiento literal). Es muss also die entsprechende mehrsprachige Version in Spanien bestellt werden. Bei vielen Dokumenten, insbesondere bei Dokumenten aus Ländern außerhalb der europäischen Union, muss die Echtheit der Urkunde mit einer Apostille bestätigt sein. Die Apostille wird dann mit übersetzt und die Übersetzung beglaubigt. Bevor eine beglaubigte Übersetzung in Auftrag gegeben wird, sollte daher beim entsprechenden Amt nachgefragt werden, ob eine Apostille notwendig ist.

Liste von Behörden in Deutschland, die Apostillen erteilen: http://www.apostilleinfo.com/germany.htm

Checkliste vor dem Beauftragen einer beglaubigten Übersetzung
  • ich habe mich bei der Behörde informiert, was übersetzt werden muss / ob Apostille notwendig ist
  • ich habe die Dokumente hochauflösend eingescannt, sodass man alle Einträge lesen kann und an die E-Mail angehängt
  • in der E-Mail habe ich meine Daten (kompletter Name, Adresse und Telefonnummer) angegeben
  • ich habe angegeben, bis wann ich die Übersetzung benötige

Kontakt für einen unverbindlichen Kostenvoranschlag:

Sarah Schneider

E-Mail: post@sarah-schneider.eu

Telefon: 0172 210 99 71

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