Apostillen

Die Apostille und ihre Übersetzung

Was ist eine Apostille?

Eine Apostille ist eine Form der Legalisierung, die die zuständige Behörde des Landes vornimmt, in dem das Originaldokument ausgestellt wurde. Sie beglaubigt die Echtheit der Unterschrift des ausstellenden Beamten. Außerdem bescheinigt sie die Eigenschaft, in der er gehandelt hat. Oder sie bestätigt die Echtheit eines Siegels. Diese Beglaubigung bezieht sich dabei jedoch nicht auf den Inhalt des Dokuments. Es wird also nicht bescheinigt, dass der Inhalt der Urkunde richtig ist.

Apostillen werden in allen Staaten anerkannt, die das Haager Übereineinkommen geschlossen haben (genau: „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“). Die Erteilung der Haager Apostille erfolgt dabei entsprechend dem am 5. Oktober 1961 zwischen den Mitgliedern unterzeichneten Abkommen. Mit dem Abkommen wollte man den Rechtsverkehr zwischen den Mitgliedstaaten des Übereinkommens unbürokratischer gestalten. Außerdem sollte die Apostille andere Formen der Legalisierungen ersetzen. Auf diese Weise sind heute Urkunden, die in einem Mitgliedstaat des Übereinkommens ausgestellt sind und eine Haager Apostille tragen, in allen anderen Vertragsstaaten des Übereinkommens gültig.

Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens

Aktuell (Nov. 2019) findet das Übereinkommen gegenüber Deutschland in 101 Staaten Anwendung (Quelle: Bundesjustizamt). Es sind jedoch weitere Staaten dem Abkommen beigetreten, wobei Deutschland gegen den Beitritt einiger Staaten Einspruch erhoben hat. Bei den spanischsprachigen Urkunden betrifft das derzeit die Dominikanische Republik (Stand Okt. 2019, Quelle: Wikipedia).


Welche Urkunden können mit einer Apostille versehen werden?

Öffentliche Urkunden

  • Rechtsdokumente Dokumente, die von einer Behörde oder einem Beamten ausgestellt werden, die der Gerichtsbarkeit eines Staates angehören, darunter auch die Staatsanwaltschaft, Staatsekretäre, Justizbeamte oder Gerichtsbedienstete.
  • Dokumente der Verwaltung
  • Amtliche Beglaubigungen von privaten Dokumenten, wie beispielsweise eine Registrierungsbescheinigung für ein Dokument, eine Bescheinigung zur Feststellung eines Datums oder amtliche und notarielle Beglaubigungen von Unterschriften auf privaten Dokumenten.

Die Apostille findet keine Anwendung bei folgenden Dokumenten:

  • Von diplomatischem oder Konsularpersonal ausgestellten Dokumenten.
  • Verwaltungsdokumente im direkten Zusammenhang mit einem Geschäfts- oder Zollvorgang.
  • Dokumente, die unter Anwendung anderer internationaler Abkommen nicht legalisiert werden müssen und auch keiner Apostille bedürfen.


Wer kann die Apostille beantragen?

Die Apostille beantragt der Inhaber der öffentlichen Urkunde, deren Echtheit er bestätigen lassen will oder muss.

Soviel zur Theorie. Kommen wir zur Praxis:

Die deutschen Behörden fordern von mir, meinen Hochschulabschluss mit einer Apostille versehen zu lassen. Wo kann ich die Apostille beantragen?

Die Apostille müssen Sie in dem Land ausstellen lassen, in dem auch das Dokument ausgestellt wurde. Folgende Stellen kommen dabei infrage:

  • Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.
    • Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas.
    • Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.
    • Notarkammern (Colegios Notariales) oder Notare selbst.
    • Regierungssekretäre (Secretarios de Gobierno) der jeweiligen Gerichte oder die von ihnen delegierten Stellen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Stelle für Sie genau zuständig ist, fragen Sie bei der Stelle nach, die Ihnen das Dokument selbst ausgestellt hat (z.B. die Hochschule, das Bürgeramt…).  Es können grundsätzlich nur die originalen Dokumente mit einer Apostille versehen werden, nicht die beglaubigten Kopien.

Wie sieht eine solche Apostille aus?

Alle Apostillen tragen weltweit oben folgenden Satz:

„APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octubre 1961)”.

Wenn Sie eine Apostille übersetzen lassen wollen, wird dieser Teil nicht mit übersetzt. In einigen Ländern ist die Apostille auf einem separaten Blatt ausgestellt. In anderen Ländern wird sie dem apostillierten Dokument vorgeheftet, in anderen als letztes Blatt beigeheftet. Wichtig ist, dass Sie so verbundene Unterlagen nicht trennen. Auch nicht, wenn Sie die Unterlagen für eine beglaubigte Übersetzung einscannen. 

Wie im Bild dargestellt, enthalten alle Apostillen folgende Punkte:

1. Land, in dem die Apostille ausgestellt wurde.
2. Name des Beamten oder Notars, der die Apostille ausstellt.
3. Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person handelt.
4. Siegel, das diese Person verwendet.
5. Stadt, in der die Apostille ausgestellt wird.
6. Datum, an dem die Apostille ausgestellt wurde.
7. Person, die die Apostille ausstellt.
8. Seriennummer der Apostille.
9. Siegel der ausstellenden Behörde.
10. Unterschrift der Person, die die Apostille ausstellt.

Muss die Apostille übersetzt werden?

Wenn Sie ein Dokument beglaubigt übersetzen lassen müssen, beispielsweise für die Anerkennung eines Abschlusses, rate ich, zuerst bei der zuständigen Stelle nachzufragen. Fragen Sie dabei, 1. ob für Ihr Dokument eine Apostille notwendig ist, und 2. ob die Apostille übersetzt werden muss. Einige Länder stellen die Apostille ausschließlich auf Spanisch aus. Andere Länder verwenden die mehrsprachige Vorlage (Spanisch, Englisch, Französisch). In diesem Fall muss die Apostille nicht unbedingt übersetzt werden. Manchmal wird jedoch trotz dessen eine Übersetzung der Apostille gefordert.

Erst Apostille – dann übersetzen!

Sollte in Ihrem Fall eine Apostille notwendig sein und diese muss übersetzt werden, muss der Abschluss erst mit der Apostille versehen werden und dann übersetzt werden.

Wenn Sie bereits ein Dokument auf Spanisch mit einer Apostille haben und es amtlich übersetzen lassen möchten, senden Sie es mir gern eingescannt per Mail. Ich lasse Ihnen dann einen unverbindlichen Kostenvoranschlag zukommen: post@sarah-schneider.eu.

Was ist eine beglaubigte Übersetzung?

Was versteht man unter einer beglaubigten Übersetzung?

Autorin: Sarah Schneider, ermächtigte Übersetzerin für die spanische Sprache (OLG Köln), post@sarah-schneider.eu

Was ist eine bestätigte, amtliche oder beglaubigte Übersetzung?

Bei allen vier Begriffen handelt es sich um Bezeichnungen für Übersetzungen, bei denen am Ende die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung bescheinigt wird. Bescheinigt wird also nur, dass die Übersetzung vollständig und korrekt ist. Nicht bescheinigt wird der Inhalt des Dokuments (das darf nur ein Notar). Bei der Übersetzung dürfen daher keine Auslassungen gemacht oder Teile hinzugefügt werden.  Und sie darf nicht „frei“ erfolgen. Das heißt, sie muss präzise und genau den Text des Originals wiedergeben. Wenn also im Originaldokument ein Fehler enthalten ist, darf das in der Übersetzung nicht korrigiert werden. Beispielsweise wenn der Name der betreffenden Person nicht richtig geschrieben oder die Personalausweisnummer nicht korrekt ist.

Beglaubigte Übersetzungen folgen außerdem besonderen Regeln. Sie müssen dem Format und Layout des Originals nachempfunden sein. Besondere Merkmale, Stempel oder aufgeklebte Marken müssen kommentiert werden. Auch gibt es Vorgaben betreffend die Bezeichnung von Behörden oder Ministerien und die Übersetzung von Abschlüssen. Somit ist eine beglaubigte Übersetzung stets mit mehr Aufwand als eine „einfache Übersetzung“ verbunden. Sie kann unter Umständen durch die einzufügenden Kommentare auch länger werden.

Das Originaldokument (eingereicht im Original oder als hochauflösender Scan) wird dabei ggf. mit fotokopiert und ggf. vom Übersetzer mit gestempelt. Deshalb ist es bei Scans sehr wichtig, dass sie gut lesbar sind. Alle Merkmale wie Stempel oder Marken müssen gut zu erkennen sein. Die beglaubigte Übersetzung ersetzt jedoch nicht das Original, bzw. die beglaubigte Kopie des Originals. Das bzw. die beglaubigte Kopie müssen bei der entsprechenden Behörde gewöhnlich mit vorgelegt werden.

Bestätigte Übersetzungen müssen auf hochwertigem Papier von mindestens 80 Gramm gedruckt werden. Anschließend werden sie vom Übersetzer gestempelt und unterschrieben, nur so sind sie gültig. Ich drucke, soweit möglich, die von mir bestätigten Übersetzungen zum Schutz der Umwelt doppelseitig. Die Übersetzung wird gewöhnlich in einer Klarsichtfolie und ggf. in einem großen verstärkten Umschlag im Original an den Kunden versendet. Die Kosten dafür sind in den Verpackungs- und Versandkosten auf meinen Rechnungen enthalten.

Kann jeder Übersetzer beglaubigte Übersetzungen anfertigen?

Nein. Übersetzer, die in Deutschland beglaubigte Übersetzungen anfertigen, müssen vom zuständigen Gericht des jeweiligen Bundeslandes dazu ermächtigt sein. Die Übersetzer, die beglaubigte Übersetzungen anfertigen dürfen, nennen sich je nach Bundesland unter anderem ermächtigte, vereidigte oder beeidigte Übersetzer. Die Übersetzungen sind jedoch unabhängig von der Bezeichnung bundesweit gültig.

Um sich von einem zuständigen Gericht als Übersetzer ermächtigen zu lassen, muss der Übersetzer bestimmte Qualifikationen nachweisen. Das kann beispielsweise eine staatliche Übersetzerprüfung, eine Übersetzerprüfung bei der IHK oder ein Übersetzerdiplom eine Universität sein. Ich selbst bin IHK-geprüft (IHK Dortmund). Außerdem muss der Übersetzer für seine tägliche Arbeit Kenntnisse im jeweiligen Fachbereich haben (Rechtswesen, Technik, etc.) und die kulturellen Hintergründe beider Länder kennen. So muss er beispielsweise bei einer Übersetzung eines Abschlusses fundierte Kenntnisse des Bildungssystems der Ausgangs- und der Zielsprache mitbringen.

Welche Unterlagen müssen gewöhnlich übersetzt und beglaubigt werden?

Typischerweise werden Urkunden jeder Art, Zeugnisse und Identitätsnachweise übersetzt und beglaubigt. Seit einiger Zeit gibt es im europäischen Raum in vielen Ländern bei einigen Urkunden mehrsprachige Versionen. So stellen spanische Behörden beispielsweise mehrsprachige oder internationale Geburtsurkunden, Ehefähigkeitszeugnisse oder Heiratsurkunden aus [certificado multilingüe o plurilingüe]. In den Fällen, in denen eine solche mehrsprachige Version existiert und das Herkunftsland in der EU liegt, akzeptieren die Behörden in Deutschland oft keine Übersetzungen mehr (z. B. eine Übersetzung eines certificado de nacimiento literal). Es muss also die entsprechende mehrsprachige Version in Spanien bestellt werden. Bei vielen Dokumenten, insbesondere bei Dokumenten aus Ländern außerhalb der europäischen Union, muss die Echtheit der Urkunde mit einer Apostille bestätigt sein. Die Apostille wird dann mit übersetzt und die Übersetzung beglaubigt. Bevor eine beglaubigte Übersetzung in Auftrag gegeben wird, sollte daher beim entsprechenden Amt nachgefragt werden, ob eine Apostille notwendig ist.

Liste von Behörden in Deutschland, die Apostillen erteilen: http://www.apostilleinfo.com/germany.htm

Checkliste vor dem Beauftragen einer beglaubigten Übersetzung
  • ich habe mich bei der Behörde informiert, was übersetzt werden muss / ob Apostille notwendig ist
  • ich habe die Dokumente hochauflösend eingescannt, sodass man alle Einträge lesen kann und an die E-Mail angehängt
  • in der E-Mail habe ich meine Daten (kompletter Name, Adresse und Telefonnummer) angegeben
  • ich habe angegeben, bis wann ich die Übersetzung benötige

Kontakt für einen unverbindlichen Kostenvoranschlag:

Sarah Schneider

E-Mail: post@sarah-schneider.eu

Telefon: 0172 210 99 71

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