¿Busca un servicio de apostilla para documentos alemanes que deban presentarse en el extranjero? ¡Véase al final de este artículo!
El tráfico internacional de documentos oficiales sigue reglas específicas y tiene sus propias complejidades. Mis clientes lo experimentan con frecuencia. No siempre está claro cuándo debe apostillarse el documento original antes de la traducción. ¿O se trata de una legalización? ¿O de una certificación notarial? ¿Acaso no es todo lo mismo? ¿No basta con que solo la traducción esté apostillada?
Orientarse en la maraña de requisitos administrativos relativos a documentos destinados al extranjero no siempre es sencillo, sobre todo porque intervienen varios factores que determinan qué debe presentarse en cada caso, según el trámite o procedimiento de que se trate.
Empecemos por el principio: ¿qué significa cada concepto?
1. La certificación (Beglaubigung)
El término alemán Beglaubigung puede referirse a distintos añadidos o formalidades relativas a documentos. Muy a menudo se utiliza en relación con copias o reproducciones certificadas. En estos casos, un notario o una autoridad certifica que la copia o reproducción de un documento concreto ha sido realizada de forma íntegra, fiel y correcta. Estas certificaciones pueden ser firmadas por funcionarios habilitados para ello, como un notario o el funcionario competente de la autoridad correspondiente, siempre conforme a la normativa regional aplicable.
No obstante, esta certificación surte efectos únicamente a nivel interno dentro de Alemania (“certificación para uso nacional”) y no constituye una certificación válida para el extranjero. Sin embargo, puede ser un requisito previo para que posteriormente se conceda una certificación con efectos internacionales.
2. La certificación para uso en el extranjero
Aquí es donde suele surgir la confusión. Una “certificación” como la descrita en el punto 1 normalmente no es suficiente para el uso en el extranjero. Dependiendo del trámite y del país de destino, puede ser necesaria una certificación adicional del documento original para su presentación fuera de Alemania (todavía no hablamos de la traducción).
Esta certificación para el extranjero puede adoptar la forma de una Apostilla de La Haya, conforme al Convenio de La Haya de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, o bien una legalización en sentido estricto.
¿Cuál es la diferencia?
El artículo 2 del Convenio de La Haya establece lo siguiente:
Cada Estado contratante eximirá de legalización los documentos a los que se aplique el presente Convenio y que deban presentarse en su territorio. A los efectos del presente Convenio, por legalización se entiende únicamente la formalidad por la cual los agentes diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio deba presentarse el documento certifican la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento lleve.
En consecuencia, los Estados contratantes acordaron sustituir un procedimiento que variaba de un país a otro por la Apostilla, que tiene un formato uniforme y se expide de forma trilingüe (inglés, francés y la lengua del Estado emisor). En Alemania, no obstante, suele expedirse únicamente en alemán.
Los Estados contratantes pueden consultarse en la información oficial del Convenio de la Apostilla de La Haya del Ministerio Federal de Asuntos Exteriores de Alemania.
Entre los países hispanohablantes, actualmente solo la República Dominicana y Cuba no son Estados parte del Convenio, por lo que en estos casos se aplica el procedimiento de legalización.
¿Qué certifica la apostilla?
La apostilla, al igual que la legalización, certifica la autenticidad de la firma del firmante —por ejemplo, un notario, un funcionario judicial, un funcionario del registro civil o también un traductor—, así como, en su caso, la autenticidad del sello y la función en la que dicha persona actuó al firmar. El país de destino no tiene otra forma de verificar si el funcionario estaba efectivamente habilitado para firmar, si el notario estaba debidamente nombrado, si el funcionario ejercía su cargo o si el traductor estaba realmente habilitado por un tribunal. Se trata, por tanto, de una certificación de la autenticidad de la firma, del sello y de la función del firmante.
¿Quién expide la apostilla?
En principio, todos los documentos deben apostillarse en el país de origen. En algunos casos, esto también puede hacerlo una representación diplomática (embajada o consulado), o bien existe un procedimiento en línea, como ocurre, por ejemplo, en Colombia.
Atención: si usted reside en Berlín, pero el notario autorizó el documento en Múnich, la autoridad competente no es el tribunal regional de Berlín, sino el de Múnich. Y si el traductor vive en Berlín, pero fue habilitado en Colonia, el competente no es Berlín, sino el tribunal regional de Colonia.
¿Cuándo necesito una apostilla para presentar documentos alemanes en el extranjero?
Depende del caso.
a) Unión Europea
De forma general, el Reglamento (UE) 2016/1191 establece que determinados documentos relativos al estado civil (como certificados de nacimiento, matrimonio o soltería) no requieren apostilla para su uso dentro de la UE. En algunos casos, no obstante, deben presentarse en formato plurilingüe de la UE. En el reconocimiento de títulos obtenidos dentro de la Unión Europea, la apostilla tampoco suele ser necesaria.
Sin embargo, los certificados de defunción suelen requerirse con apostilla. También deben apostillarse los documentos notariales y los documentos expedidos por los tribunales alemanes (resoluciones, sentencias, etc.). Asimismo, los extractos del Registro Mercantil necesitan apostilla para ser válidos en otros Estados miembros de la UE.
Por lo general, recomiendo a mis clientes que se pongan en contacto con la entidad que expidió el documento para informarse sobre la obtención de la apostilla. En el caso de documentos notariales, la propia notaría puede encargarse de solicitarla. Alternativamente, puede enviarme el documento notarial original y me ocuparé del trámite.
b) Terceros países – América Latina
Conforme a las normas del tráfico internacional de documentos, en principio todos los documentos públicos que deban presentarse en América Latina deben apostillarse. Como ya se ha indicado, para la República Dominicana y Cuba se aplica el procedimiento de legalización.
También en estos casos, puede contactar con la autoridad emisora del documento para informarse sobre la obtención de la apostilla. En el caso de documentos notariales, la notaría puede encargarse del trámite, o bien puede enviarme el original y yo me ocuparé de todo.
¿Debe apostillarse el documento antes o después de la traducción?
Esta es una pregunta muy frecuente. A menudo, la autoridad, la embajada, el notario o el organismo correspondiente solo indican que la traducción debe estar apostillada, sin hacer mención alguna al documento original en alemán.
Esto resulta problemático por dos motivos. En primer lugar, para América Latina la apostilla del original suele ser obligatoria. En segundo lugar, la apostilla también debe traducirse, ya que, salvo contadas excepciones, se expide en alemán. Si se traduce el documento sin apostilla y posteriormente se exige, tanto el original como la traducción serán rechazados y habrá que empezar de nuevo. Por ello, el primer paso siempre debe ser aclarar si la autoridad competente exige que el documento original esté apostillado o legalizado.
¿Debe apostillarse la traducción?
En un segundo paso, debe analizarse si la traducción al español debe apostillarse o legalizarse, lo que depende del país en el que se vaya a presentar.
a) Unión Europea
Independientemente de lo que le indique un abogado, notario o autoridad española, mis traducciones al español para su presentación en España no requieren apostilla. Esto se debe a que soy Traductora Jurada por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España como Traductora Jurada. Las autoridades suelen exigir la apostilla porque parten de la base de que la traducción ha sido realizada por un traductor habilitado en Alemania, pero en este caso ese paso no es necesario.
b) América Latina
Algunas representaciones diplomáticas de países latinoamericanos renuncian a exigir la apostilla o legalización de la traducción. Esto puede consultarse directamente en la embajada correspondiente. No obstante, dentro del propio país, la apostilla o legalización de la traducción suele ser necesaria. Puedo encargarme de este trámite por usted.
Si tiene más preguntas sobre el tráfico internacional de documentos en países hispanohablantes, puede concertar una cita telefónica. Para ello, envíeme un correo electrónico a post@sarah-schneider.eu solicitando una cita de asesoramiento sobre apostillas.
Servicio de apostilla y legalización para documentos alemanes
Para documentos alemanes que deban utilizarse en el extranjero, a menudo se requiere una apostilla una legalización. Mi colega Julia Sämann ofrece un servicio de apostillado para documentos alemanes mediante el cual se encarga de todos estos pasos formales de manera fiable y conforme a derecho.
Este servicio puede utilizarse, entre otros, para documentos de estado civil (por ejemplo, certificados de nacimiento o matrimonio), sentencias judiciales, documentos notariales, así como títulos académicos y profesionales destinados a su uso en el extranjero y a su traducción del alemán al español.
La Sra. Sämann se ocupa de todo el proceso: desde la comprobación de los requisitos hasta la obtención de la apostilla o legalización y la devolución segura de los documentos originales. De este modo, se asegura de que sus documentos alemanes sean reconocidos en el extranjero sin retrasos. Indique a la Sra. Sämann que llega de parte de la Sra. Schneider y atenderá su solicitud con mucho gusto.
