Der internationale Urkundenverkehr folgt bestimmten Regeln und hat so seine Tücken – meine Kunden bekommen sie nur allzu oft am eigenen Leib zu spüren. Nicht immer ist klar, wann bereits vor einer Übersetzung das Originaldokument apostilliert werden muss. Oder heißt es legalisiert? Oder beglaubigt? Ist das nicht alles dasselbe? Reicht es nicht aus, wenn einfach nur die Übersetzung apostilliert wird?
Sich im Dschungel der behördlichen Anforderungen im Hinblick auf ausländische Urkunden zurecht zu finden, ist nicht immer einfach. Vor allem, weil mehrere Faktoren beeinflussen, was denn nun vorgelegt werden muss – je nach behördlichem Vorgang oder Prozedere, das erledigt werden soll.
Aber jetzt mal von Anfang an: Was ist das eigentlich alles?
1. Die Beglaubigung
Bei „Beglaubigung“ handelt es sich um einen Begriff, der sich auf verschiedene Zusätze zu Urkunden beziehen kann. Sehr oft wird er verwendet im Zusammenhang der beglaubigten Kopie oder Abschrift. Dabei handelt es sich um die Bescheinigung eines Notars oder eines Amts, dass die Kopie oder Abschrift eines bestimmten Dokuments vollständig, unverändert und richtig erstellt wurde. Unterzeichnen können diese Beglaubigungen dazu befugte Amtspersonen, beispielsweise ein Notar, aber auch der entsprechende Beamte im zuständigen Amt (stets nach landesrechtlichen Vorschriften). Diese Beglaubigung entfaltet ihre Wirkung jedoch erst einmal im Inland („Inlandsbeglaubigung“), es handelt sich also nicht um eine Auslandsbeglaubigung. Sie kann aber die Voraussetzung sein, damit eine Auslandsbeglaubigung überhaupt erteilt wird.
2. Die Auslandsbeglaubigung
Und hier liegt nun der Hase im Pfeffer. Eine „Beglaubigung“ wie unter 1. reicht für das Ausland meist nicht aus. Je nach Vorgang (und Land!) kann es sein, dass eine weitere Beglaubigung für die Vorlage des Dokuments im Ausland gefordert wird. Dabei handelt es sich um eine Auslandsbeglaubigung des Originals (bei der Übersetzung sind wir noch nicht angelangt!).
Bei dieser Auslandsbeglaubigung kann es sich entweder um eine Haager Apostille gemäß dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Apostilleübereinkommen) von 1962 handeln, oder eben um eine Legalisation im eigentlichen Sinne.
Worin liegt der Unterschied?
Jeder Vertragsstaat befreit die Urkunden, auf die dieses Übereinkommen anzuwenden ist und die in seinem Hoheitsgebiet vorgelegt werden sollen, von der Legalisation. Unter Legalisation im Sinne dieses Übereinkommens ist nur die Förmlichkeit zu verstehen, durch welche die diplomatischen oder konsularischen Vertreter des Landes, in dessen Hoheitsgebiet die Urkunde vorgelegt werden soll, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigen.
Die Vertragsstaaten haben also vereinbart, anstatt einer Förmlichkeit, die in jedem Land anders aussieht, in diesen Fällen eine Apostille anzubringen, die immer gleich aussieht und bereits dreisprachig – Englisch, Französisch und die Landessprache – angebracht wird. In Deutschland wird sie jedoch meist auf Deutsch angebracht.
Die Vertragsstaaten können hier eingesehen werden: Das Haager Apostille-Übereinkommen – Auswärtiges Amt
Von den spanischsprachigen Ländern sind aktuell nur die Dominikanische Republik und Kuba nicht Vertragsstaaten, für sie ist also das Verfahren der Legalisation anwendbar.
Was bescheinigt die Apostille?
Sie bescheinigt – wie auch die Legalisation – die Echtheit der Unterschrift des Unterzeichners, beispielsweise eines Notars, eines Urkundsbeamten der Geschäftsstelle bei Gericht oder eines Standesbeamten, oder aber auch eines Übersetzers. Das Land, indem Sie Ihre Urkunde vorlegen möchten, hat sonst keine Möglichkeit zu prüfen, ob der Urkundsbeamte tatsächlich zur Unterschrift befugt war, der Notar wirklich öffentlich bestellt ist, der Standesbeamte im Amt ist oder der Übersetzer auch in der Tat gerichtlich ermächtigt ist. Es handelt sich also um eine Bescheinigung der Echtheit der Unterschrift (durch Abgleich mit einer Probe), des Siegels und der Funktion, in der die Person unterzeichnet hat.
Wer stellt die Apostille aus?
Gute Frage. Zunächst einmal müssen alle Urkunden im Herkunftsland apostilliert werden. Ggf. Kann dies auch die Auslandsvertretung (Botschaft, Konsulat) tun, oder es gibt ein Online-Verfahren (z. b. Kolumbien). In Deutschland habe ich mit meiner Kollegin Elena Sotres Zapatero eine Übersicht erstellt, welche Stellen hier zuständig sind. Den kleinen Leitfaden können Sie hier herunterladen. In vielen Fällen ist es das Landgericht, das z.B. den Notar bestellt oder den Übersetzer ermächtigt hat.
Achtung: Wenn Sie in Berlin wohnen und der Notar in München beurkundet hat, ist nicht das Landgericht Berlin, sondern München zuständig. Und wenn der Übersetzer in Berlin wohnt, aber in Köln ermächtigt ist, ist nicht das Landgericht Berlin, sondern das Landgericht Köln zuständig.
Wann brauche ich eine Apostille zur Vorlage meiner deutschen Dokumente im Ausland?
Das kommt darauf an.
a) EU
Grob gesagt besagt innerhalb Europas die EU-Apostillenverordnung (Verordnung (EU) 2016/1191), dass bestimmte Dokumente, die den Personenstand betreffen (Eheurkunden, Geburtsurkunden, Ledigkeitsbescheinigungen etc.) keiner Apostille bedürfen. Unter Umständen müssen sie dafür aber im mehrsprachigen EU-Format vorliegen. Auch bei der Anerkennung von Abschlüssen, die in der EU erworben wurde, wird die Apostille meist nicht gefordert.
Sterbeurkunden werden jedoch meist mit Apostille angefordert. Ebenso apostilliert werden müssen notarielle Urkunden und Urkunden, die die deutschen Gerichte (Beschlüsse, Urteile, etc.) ausgestellt haben. Auch Handelsregisterauszüge müssen apostilliert werden, damit sie im EU-Ausland gültig sind (mehr speziell zu HR-Auszügen hier). Ich rate meinen Kunden meist, sich für die Einholung der Apostille mit der das Dokument ausstellenden Stelle in Verbindung zu setzen, dort kann man Ihnen sagen, wie Sie die Apostille erhalten. Im Falle notarieller Urkunden kann das Notariat die Apostille für Sie einholen. Oder aber Sie senden mir Ihre notarielle Urkunde im Original zu und ich kümmere mich darum.
b) Drittstaaten – Lateinamerika
Prinzipiell müssen nach den Regeln des internationalen Urkundenverkehrs ALLE öffentlichen Urkunden, die Sie in Lateinamerika vorlegen möchten, apostilliert werden (Dominikanische Republik und Kuba legalisiert, wie wir bereits gesehen haben).
Setzen Sie sich sich für die Einholung der Apostille mit der das Dokument ausstellenden Stelle in Verbindung, dort kann man Ihnen sagen, wie Sie die Apostille erhalten. Im Falle notarieller Urkunden kann das Notariat die Apostille für Sie einholen. Oder aber Sie senden mir Ihre notarielle Urkunde im Original zu und ich kümmere mich darum.
Muss denn nun vor oder nach der Übersetzung apostilliert werden?
Diese Frage wird mir häufig gestellt. Oft teilen die Behörde, Botschaft, der Notar oder die Stelle dem Kunden nur mit, die Übersetzung müsse apostilliert werden – und zur originalen deutschsprachigen Urkunde treffen sie gar keine Aussage.
Das ist in doppelter Hinsicht ärgerlich, denn die Apostille muss nicht nur für Lateinamerika eigentlich immer eingeholt, sondern auch übersetzt werden – denn wir haben ja bereits gesehen, dass sie zumeist (mit wenigen Ausnahmen) nur auf Deutsch angebracht wird. Wenn ich also ohne Apostille übersetze, wird das Original abgelehnt, die Übersetzung abgelehnt und wir fangen dann wieder von vorne an. Es muss also immer vor der Übersetzung die Frage geklärt werden, ob die zuständige Stelle fordert, dass das Original apostilliert oder legalisiert sein muss – das ist immer der erste Schritt.
Muss die Übersetzung apostilliert werden?
In einem zweiten Schritt muss dann entschieden werden, ob die Übersetzung ins Spanische apostilliert oder legalisiert werden muss. Dazu müssen wir uns anschauen, in welchem Land die Übersetzung vorgelegt werden muss.
a) EU
Ganz gleich, was Ihnen der spanische Rechtsanwalt, Notar oder die Behörde sagt – meine Übersetzungen in die spanische Sprache müssen zur Vorlage in Spanien NICHT mit einer Apostille versehen werden. Das hat den Grund, dass ich direkt vom spanischen Außenministerium (Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, Übersetzersuche) vereidigt bin (Traductora Jurada). Die Amtspersonen vor Ort sagen dies meist, da sie davon ausgehen, dass Sie die Übersetzung in Deutschland bei einem hier ermächtigten Übersetzer in Auftrag geben. Wir können uns diesen Schritt jedoch sparen.
b) Lateinamerika
Einige Auslandsvertretungen lateinamerikanischer Länder verzichten auf die Apostille/Legalisation für die Übersetzung. Dies können Sie bei der Botschaft dann erfragen. Im Land direkt ist sie eigentlich fast immer nötig. Diesen Schritt kann ich für Sie übernehmen und die Apostille oder Legalisation für die Übersetzung für Sie einholen.
Wenn Sie noch Fragen zum internationalen Urkundenverkehr in den spanischsprachigen Ländern haben, können wir gerne einen Telefontermin vereinbaren. Bitte senden Sie mir dazu eine E-Mail und bitten Sie um einen Apostillen-Beratungstermin:
