Leitfaden zum Einscannen von Dokumenten für beglaubigte Übersetzungen

Warum ist es wichtig, dass ich meine Dokumente gut einscanne?

  1. Ist der Text / die Urkunde gut eingescannt, können wir Ihnen schneller ein Angebot zusenden, da es für uns so leichter ist, den Arbeitsaufwand einzuschätzen.
  2. Beglaubigten Übersetzungen wird eine Kopie des Ausgangstextes beigeheftet. Diese Kopie sollte lesbar sein, um Ihnen später Probleme bei den Behörden zu ersparen.

Wie scanne ich das Dokument am besten ein?

Am besten scannen Sie mit einem Scanner alle Seiten (auch Rückseiten, Legalisationen, Apostillen, Stempel) in PDF ein. Dabei ist es wichtig, dass die Reihenfolge der Seiten genau mit der Reihenfolge in Ihrem gehefteten Dokument übereinstimmt. Wenn Sie mehrere Dokumente senden, senden Sie uns am besten eine PDF-Datei pro Dokument, damit wir genau sehen, was zusammengehört. Alternativ können Sie uns auch .jpg oder .pgn-Dateien senden, aber am besten sind PDFs.

Ich habe keinen Scanner, was kann ich tun?

Sie können in einem Copy-Shop professionell scannen lassen und uns die Dateien per E-Mail senden. Sollte auch das nicht gehen, können Sie eine App für das Handy nutzen (z.B. CamScanner oder Office Lens, einige sind kostenpflichtig). Oder Sie fotografieren mit Ihrer Handy-Kamera, was aber immer die letzte Option sein sollte. Beim Fotografieren sollten Sie folgendes beachten:

  • sorgen Sie für gutes Licht;
  • legen Sie das Blatt auf einen festen Untergrund mit einer Kontrastfarbe (z.B. auf den Tisch) und streichen Sie die Seiten glatt, bevor Sie fotografieren;
  • fotografieren Sie alle Seiten, auch Rückseiten, wenn Text oder Stempel darauf zu sehen sind, einschließlich Legalisationen und Apostille, in genau der Reihenfolge, wie sie geheftet sind;
  • schneiden Sie die Fotos zurecht, damit keine Tischdecken, Teppiche, Hände etc. auf den Fotos zu sehen sind;
  • der Text muss gut lesbar und darf nicht verschwommen sein.
  • wenn Sie mit einer App scannen, senden Sie ein PDF pro zusammengeheftetes Dokument;

In der App können Sie außerdem noch Einstellungen vornehmen, wie Glätten, Helligkeit und Kontrast anpassen, etc.

Nachfolgend ein negatives und ein positives Beispiel (die personenbezogenen Daten wurden zur Wahrung der Privatsphäre gelöscht, müssen jedoch in den Unterlagen, die Sie einsenden, erkennbar sein):

NICHT gut eingescannt – am linken Rand ist Text abgeschnitten, der Stempel ist nicht erkennbar, viele Schatten auf dem Bild, das Dokument sieht nicht vollständig aus.
GUT eingescannt: Das Dokument ist vollständig, alle Stempel sind erkennbar, das Licht ist gut
Über die Anpassung des Rahmens können Sie sicherstellen, dass die Seite komplett erfasst wird.

Danach speichern Sie das Dokument in Ihrem Telefonspeicher als PDF und senden es per E-Mail an post@sarah-schneider.eu.

Scan-Anwendungen für das Mobiltelefon finden Sie in Ihrem App Store auf Ihrem Gerät. Einige Apps sind kostenlos, andere sind zahlungspflichtig.

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