Beglaubigte Übersetzung mit qualifizierter elektronischer Signatur

Es klingt so einfach: eine beglaubigte Übersetzung aus dem Spanischen ins Deutsche, ganz bequem per E-Mail bestellen und, ebenfalls per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) erhalten. Kein Postversand, keine Sorge, ob der Brief auch wirklich ankommt (oder rechtzeitig ankommt), keine Zettelwirtschaft, keine Papiere, die verloren gehen können; und man spart sich nicht nur die Zeit des Postwegs, sondern unter Umständen auch einen Behördengang. Leider ist es nicht in allen Fällen so einfach. In diesem Artikel erkläre ich, was eine QES ist und für welche Übersetzungen sie infrage kommt.

QES- was ist das?

Die QES ist

„[…] eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats, die im Rechtsverkehr die handschriftliche Unterschrift ersetzt, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift vorgesehen ist oder zwischen Parteien vereinbart wurde. Sie werden von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (VDA) ausgegeben. Die qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter müssen von staatlich bestimmten Stellen zertifiziert werden.“ In der EU wird zur Kennzeichnung das EU-Vertrauenssiegel für qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter geführt.

Quelle: Qualifizierte elektronische Signatur – Wikipedia

Seit Ende 2022 biete auch ich nun beglaubigte Übersetzungen aus dem Spanischen ins Deutsche mit qualifizierter elektronischer Signatur an. Die elektronische Signatur, die mithilfe der persönlichen Signaturkarte, eines Kartenlesegeräts und einer speziellen Software auf ein PDF-Dokument aufgebracht wird, ersetzt die eigenhändige Unterschrift und soll dieselbe Gültigkeit wie das Papierdokument entfalten.

Meine Signaturkarte habe ich von der Bundesdruckerei, der D-Trust GmbH, als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter erhalten und sie enthält ein Berufsattribut. Dieses Berufsattribut hat das Oberlandesgericht Köln gegenüber der D-Trust bestätigt und es weist mich in meiner Signatur, wenn diese geprüft wird, als gerichtlich ermächtigte Übersetzerin für die spanische Sprache aus.

Für welche Dokumente kommt die QES infrage?

Im Prinzip kann die qualifizierte elektronische Signatur mit dem einfachen, kostenlosen Acrobat Reader geprüft werden. Daher nehmen private Stellen oder auch Bildungseinrichtungen diese Übersetzungen gewöhnlich an. Ämter, Behörden und staatliche Stellen nehmen im sehr überwiegenden Maße aus unterschiedlichen Gründen keine elektronisch signierten Unterlagen an. Die Unterschrift kann zwar mit dem einfachen Acrobat Reader geprüft werden, zur Prüfung des Berufsattributs ist jedoch eine spezielle Software notwendig, zum Beispiel DigiSeal oder der PDF Acrobat Pro. Das ist in den meisten Ämtern nicht der Fall.

Jedoch gibt es andere Stellen, die die QES verarbeiten können. Unserer Erfahrung nach sind dies mindestens die folgenden Stellen (die Liste wird ständig aktualisiert):

• Universitäten, zum Beispiel bei beglaubigten Übersetzungen für den Hochschulzugang / Bachillerato / Bachiller / PAU / Hochschulzugangsprüfungen, u.a. für UniAssist;
• für Bewerbungen, wenn die Übersetzungen an ein Unternehmen gesandt werden.
• wenn eine Übersetzung aus dem Spanischen ins Deutsche an eine Versicherungsgesellschaft gesandt werden soll, beispielsweise Schadensverläufe für die KFZ-Versicherung, Arztrechnungen für die Krankenversicherung, etc.;
• bei Übersetzungen, die für den eigenen Arbeitgeber gedacht sind (wenn der Arbeitgeber über eine Software zur Signaturprüfung verfügt), beispielsweise Bescheinigungen, Krankschreibungen aus dem Ausland, etc.;
• bei Übersetzungen aus dem Spanischen ins Deutsche für eine deutsche Bank / ein deutsches Geldinstitut, beispielsweise für die Gewährung eines Darlehens oder Kredits im Rahmen eines Kaufs einer Immobilie, einer Wohnung oder eines Haus in Spanien. Banken können in aller Regel elektronische Signaturen problemlos prüfen und benötigen keine Ausfertigungen auf Papier.
• In einigen Fällen können auch Finanzämter die elektronische Signatur prüfen. Wenn das möglich ist, können beispielsweise Steuererklärungen (IRPF, modelos) aus dem spanischsprachigen Ausland übersetzt und direkt elektronisch übermittelt werden.
• Im Bildungsbereich (Schule, Universität, Anerkennung, Ausbildung, etc). im Allgemeinen kann es gut sein, dass eine elektronisch signierte Übersetzung Ihrer Zeugnisse und Abschlüsse anerkannt wird. Ich empfehle hier, nachzufragen.

Definitiv nicht anerkannt werden elektronisch signierte Übersetzungen für die Eheschließung zur Vorlage beim Standesamt oder Übersetzungen für das Bürgeramt.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine digital signierte Übersetzung in Ihrem Fall infrage kommt, fragen Sie bei der zuständigen Stelle nach. Die Bearbeitung Ihres Anliegens ist mit digitaler Signatur immer schneller als der Postversand, und Sie sparen sich den Behördengang.

Warum kostet die QES Geld?

Meine Angebote für beglaubigte Übersetzungen aus dem Spanischen ins Deutsche beinhalten immer eine Ausfertigung der Übersetzung – entweder auf Papier, dann stelle ich Versand- und Verpackungskosten in Rechnung, oder als digital signiertes PDF – dafür berechne ich eine Beglaubigungspauschale. Die Signatur erhalten wir Übersetzer nicht kostenlos, sondern müssen sie erwerben und alle 2 Jahre erneuern. Ebenso wie das Kartenlesegerät und die Software zur Signatur. Um die Kosten dafür zu decken, erhebe ich die Beglaubigungspauschale, aber keine Versandkosten. Wenn Sie beide Ausfertigungen (Papier und digital) wünschen, kommen noch die Versandkosten dazu.

Wie kann ich ein Angebot für eine Übersetzung mit QES einholen?

Senden Sie mir dazu einfach einen guten Scan des Dokuments per E-Mail an post@sarah-schneider.eu und geben Sie mir an, dass Sie eine Übersetzung mit qualifizierter digitaler Signatur wünschen. Insbesondere, wenn Sie es eilig haben, kann dieser Weg von Vorteil sein.

Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.