Autorin: Sarah Schneider, ermächtigte Übersetzerin für die spanische Sprache (OLG Köln).
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Was ist eine Apostille?
Eine Apostille ist eine Form der Legalisierung, die die zuständige Behörde des Landes vornimmt, in dem das Originaldokument ausgestellt wurde. Sie beglaubigt die Echtheit der Unterschrift des ausstellenden Beamten. Außerdem bescheinigt sie die Eigenschaft, in der er gehandelt hat. Oder sie bestätigt die Echtheit eines Siegels. Diese Beglaubigung bezieht sich dabei jedoch nicht auf den Inhalt des Dokuments. Es wird also nicht bescheinigt, dass der Inhalt der Urkunde richtig ist.
Apostillen werden in allen Staaten anerkannt, die das Haager Übereineinkommen geschlossen haben (genau: „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“). Die Erteilung der Haager Apostille erfolgt dabei entsprechend dem am 5. Oktober 1961 zwischen den Mitgliedern unterzeichneten Abkommen. Mit dem Abkommen wollte man den Rechtsverkehr zwischen den Mitgliedstaaten des Übereinkommens unbürokratischer gestalten. Außerdem sollte die Apostille andere Formen der Legalisierungen ersetzen. Auf diese Weise sind heute Urkunden, die in einem Mitgliedstaat des Übereinkommens ausgestellt sind und eine Haager Apostille tragen, in allen anderen Vertragsstaaten des Übereinkommens gültig.
Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens
Aktuell (Nov. 2019) findet das Übereinkommen gegenüber Deutschland in 101 Staaten Anwendung (Quelle: Bundesjustizamt). Es sind jedoch weitere Staaten dem Abkommen beigetreten, wobei Deutschland gegen den Beitritt einiger Staaten Einspruch erhoben hat. Bei den spanischsprachigen Urkunden betrifft das derzeit die Dominikanische Republik (Stand Okt. 2019, Quelle: Wikipedia).
Welche Urkunden können mit einer Apostille versehen werden?
Öffentliche Urkunden
- Rechtsdokumente Dokumente, die von einer Behörde oder einem Beamten ausgestellt werden, die der Gerichtsbarkeit eines Staates angehören, darunter auch die Staatsanwaltschaft, Staatsekretäre, Justizbeamte oder Gerichtsbedienstete.
- Dokumente der Verwaltung
- Amtliche Beglaubigungen von privaten Dokumenten, wie beispielsweise eine Registrierungsbescheinigung für ein Dokument, eine Bescheinigung zur Feststellung eines Datums oder amtliche und notarielle Beglaubigungen von Unterschriften auf privaten Dokumenten.
Die Apostille findet keine Anwendung bei folgenden Dokumenten:
- Von diplomatischem oder Konsularpersonal ausgestellten Dokumenten.
- Verwaltungsdokumente im direkten Zusammenhang mit einem Geschäfts- oder Zollvorgang.
- Dokumente, die unter Anwendung anderer internationaler Abkommen nicht legalisiert werden müssen und auch keiner Apostille bedürfen.
Wer kann die Apostille beantragen?
Die Apostille beantragt der Inhaber der öffentlichen Urkunde, deren Echtheit er bestätigen lassen will oder muss.
Soviel zur Theorie. Kommen
wir zur Praxis:
Die deutschen Behörden fordern von mir, meinen Hochschulabschluss mit einer
Apostille versehen zu lassen. Wo kann ich die Apostille beantragen?
Die Apostille müssen Sie in dem Land ausstellen lassen, in dem auch das Dokument ausgestellt wurde. Folgende Stellen kommen dabei infrage:
- Oficina Central de
Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.
- Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas.
- Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.
- Notarkammern (Colegios Notariales) oder Notare selbst.
- Regierungssekretäre (Secretarios de Gobierno) der jeweiligen Gerichte oder die von ihnen delegierten Stellen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Stelle für Sie genau zuständig ist, fragen Sie bei der Stelle nach, die Ihnen das Dokument selbst ausgestellt hat (z.B. die Hochschule, das Bürgeramt…). Es können grundsätzlich nur die originalen Dokumente mit einer Apostille versehen werden, nicht die beglaubigten Kopien.
Wie sieht eine solche Apostille aus?
Alle Apostillen tragen weltweit oben folgenden Satz:
„APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octubre 1961)”.
Wenn Sie eine Apostille übersetzen lassen wollen, wird dieser Teil nicht mit übersetzt. In einigen Ländern ist die Apostille auf einem separaten Blatt ausgestellt. In anderen Ländern wird sie dem apostillierten Dokument vorgeheftet, in anderen als letztes Blatt beigeheftet. Wichtig ist, dass Sie so verbundene Unterlagen nicht trennen. Auch nicht, wenn Sie die Unterlagen für eine beglaubigte Übersetzung einscannen.
Wie im Bild dargestellt, enthalten alle Apostillen folgende Punkte:
1. Land, in dem die Apostille
ausgestellt wurde.
2. Name des Beamten oder Notars, der die Apostille ausstellt.
3. Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person handelt.
4. Siegel, das diese Person verwendet.
5. Stadt, in der die Apostille ausgestellt wird.
6. Datum, an dem die Apostille ausgestellt wurde.
7. Person, die die Apostille ausstellt.
8. Seriennummer der Apostille.
9. Siegel der ausstellenden Behörde.
10. Unterschrift der Person, die die Apostille ausstellt.
Muss die Apostille übersetzt werden?
Wenn Sie ein Dokument beglaubigt übersetzen lassen müssen, beispielsweise für die Anerkennung eines Abschlusses, rate ich, zuerst bei der zuständigen Stelle nachzufragen. Fragen Sie dabei, 1. ob für Ihr Dokument eine Apostille notwendig ist, und 2. ob die Apostille übersetzt werden muss. Einige Länder stellen die Apostille ausschließlich auf Spanisch aus. Andere Länder verwenden die mehrsprachige Vorlage (Spanisch, Englisch, Französisch). In diesem Fall muss die Apostille nicht unbedingt übersetzt werden. Manchmal wird jedoch trotz dessen eine Übersetzung der Apostille gefordert.
Erst Apostille – dann übersetzen!
Sollte in Ihrem Fall eine Apostille notwendig sein und diese muss übersetzt werden, muss der Abschluss erst mit der Apostille versehen werden und dann übersetzt werden.
Wenn Sie bereits ein Dokument auf Spanisch mit einer Apostille haben und es amtlich übersetzen lassen möchten, senden Sie es mir gern eingescannt per Mail. Ich lasse Ihnen dann einen unverbindlichen Kostenvoranschlag zukommen.
Ich freue mich auf Ihren Anruf oder Ihre E-Mail.
