Apostilla

Vorlage behördlicher, gerichtlicher und notarieller Urkunden im Ausland

Sie sind als Notar oder Rechtsanwalt in Deutschland tätig und Ihr Mandant muss eine in Deutschland ausgestellte behördliche, gerichtliche oder notarielle Urkunde im spanischsprachigen Ausland vorlegen? Dabei gilt es einiges zu beachten, je nachdem, wo die Urkunde vorgelegt werden soll.

Die Urkunden, die unter Umständen im Ausland oder bei einer Auslandsvertretung (Botschaft, Konsulat) vorgelegt werden müssen, sind beispielsweise: Kaufverträge für Immobilien, Vollmachten unterschiedlicher Art (Vorsorgevollmachten, Sondervollmachten, Generalvollmachten). Scheidungsurkunden, Scheidungsfolgenvereinbarung, Unterlagen zum Nachlass und zur Erbenermittlung (Sterbeurkunden, Geburtsurkunden, Eheurkunden, Erbscheine, Gerichtsbeschlüsse etc.) sowie gerichtliche Urteile und Entscheidungen aber auch Urkunden rund um die Unternehmensgründung (Gesellschaftsverträge, Gesellschafterbeschlüsse, Satzungen, etc.) oder steuerliche Unterlagen (Steuerbescheide, Bilanzen, Jahresabschlüsse, usw.).

Diese Urkunden können nicht ohne Weiteres lediglich übersetzt und im Ausland vorgelegt werden, sondern es müssen Unterschriftsbeglaubigungen eingeholt werden. Das Prozedere hat insgesamt 3 Schritte:

1. Schritt: Unterschriftsbeglaubigung für die Unterschrift auf dem originalen Dokument / der Urkunde

Behördliche und gerichtliche Urkunden:

Beglaubigung der Unterschrift des unterzeichnenden Beamten zu prüfen. Daher muss, bevor die Urkunde übersetzt wird, zunächst die Unterschrift des unterzeichnenden Beamten beglaubigt werden. Wenden Sie sich dazu direkt an die Behörde, die das Dokument ausgestellt hat.

Notarielle Urkunden:

Beglaubigung Ihrer Unterschrift als Notar: Die ausländischen Behörden haben keine Möglichkeit, Ihre Unterschrift als Notar zu prüfen. Deshalb ist dieser Schritt bereits hier in Deutschland nach der Ausfertigung der Urkunde und vor der Übersetzung zu erledigen ist. Zuständig ist das Gericht, das Sie als Notar bestellt hat. Die Gerichte brauchen in der Regel 3-4 Werktage für die Ausstellung und gewöhnlich kann die Beantragung auch auf dem Postweg erfolgen.

Bei der Beantragung der Unterschriftsbeglaubigung müssen Sie unbedingt das Land angeben, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll. Grund ist, dass zunächst zu bestimmen ist, ob bei Gericht, eine Apostille oder eine Legalisation beantragt werden muss. Dies ist je nach Zielland nämlich unterschiedlich.

Für spanischsprachige Länder gilt:

APOSTILLE

Das Haager Übereinkommen findet aktuell Anwendung in folgenden spanischsprachigen Ländern:

Argentinien, Chile, Costa Rica, Guatemala, Honduras, Mexiko, Panama, Peru, Spanien, Uruguay, Venezuela

________________________

LEGALISATION

Nicht angewendet wird es in folgenden Ländern (hier muss eine Legalisation beantragt werden):

Dominikanische Republik, Paraguay

Vollständige Liste aller Länder: https://www.dnoti.de/fileadmin/user_upload/Arbeitshilfen/IPR-und-auslaendisches-Recht/arbeitshilfen-legalisation-und-apostille_2018_12_05.pdf

2. Schritt: Bestätigte, vereidigte, beeidigte oder bescheinigte („beglaubigte“) Übersetzung

Diese Begriffe beziehen sich alle auf dieselbe Art der Übersetzung, die im Volksmund als „beglaubigte Übersetzung“ bezeichnet wird. Die Übersetzung fertigt dabei ein gerichtlich ermächtigter, vereidigter oder beeidigter Übersetzer (Bezeichnungen je nach Bundesland unterschiedlich) an. Ermächtigte Übersetzer sind unter http://www.justiz-dolmetscher.de eingetragen. Es empfiehlt sich, einen Übersetzer entsprechend dem Fachgebiet (Recht, ggf. spezifischer) zu beauftragen. Auch eine Mitgliedschaft im Berufsverband, zum Beispiel dem BDÜ, ist ein Qualitätsmerkmal.

Der Preis für die beglaubigte Übersetzung richtet sich nach der Wort- oder Zeilenzahl, dem Fachgebiet/Schwierigkeitsgrad und dem damit verbundenen Rechercheaufwand und dem Formatierungsaufwand. Es muss also stets ein individuelles Angebot eingeholt werden. Dafür muss die Urkunde bereits komplett mit Beurkundungsvermerk, allen Anhängen und mit Apostille oder Legalisation vorliegen.

3. Schritt: Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers

In einem nächsten Schritt muss nun, nach der Anfertigung der beglaubigten Übersetzung, noch die Unterschriftsbeglaubigung (Auslandsbeglaubigung) für die Unterschrift des Übersetzers eingeholt werden. In unserem Fall können wir das für Sie oder Ihre Mandanten gerne mit übernehmen. Zuständig ist wieder das Landgericht. Bei der Beantragung der Beglaubigung ist wieder unbedingt das Zielland anzugeben, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll. Denn wiederum ist auch hier zu entscheiden, ob eine Apostille oder eine Legalisation zu erfolgen hat –  je nach Land, in dem die Übersetzung vorgelegt werden muss.

Zusammenfassung: Vorlage deutscher Urkunden im Ausland

1. Schritt: Unterschriftsbeglaubigung für die Unterschrift auf dem originalen Dokument / der Urkunde (behördliche/gerichtliche Urkunden: ausstellendes Organ; Notare: Gericht, bei dem die Bestellung erfolgt ist)

2. Schritt: Bestätigte, vereidigte, beeidigte oder bescheinigte („beglaubigte“) Übersetzung. (Übersetzer muss unter www.justizdolmetscher.de mit einer aktiven Ermächtigung / Vereidigung gelistet sein)

3. Schritt: Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers. (Diesen Schritt können wir für Sie abwickeln).

Vorlage von deutschen Urkunden in Spanien

Für die Vorlage von Urkunden in Spanien arbeite ich mit einer in Spanien vom Ministerium ermächtigten Übersetzerin zusammen, die ihre Übersetzungen digital signiert. So entfällt die Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers und der Postweg, was Geld aber insbesondere viel Zeit spart.

Ich habe viel Erfahrung mit der Vorlage deutschsprachiger Urkunden und amtlicher Dokumente im spanischsprachigen Ausland sammeln können und helfe Ihnen daher gerne bei der Abwicklung.

Gern stehe ich Ihnen bei Rückfragen zur Verfügung unter post@sarah-schneider.eu oder 0172 210 99 71.

Weiterführende Informationen zum Thema gibt außerdem das Auswärtige Amt unter folgendem Link:

https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/konsularinfo/internationaler-urkundenverkehr





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