Sie müssen deutsche Dokumente bei der Spanischen Botschaft in Berlin bzw. deren Konsularabteilung vorlegen und benötigen dafür eine beglaubigte Übersetzung ins Spanische?
Dann erwarten Sie vielleicht, dass Sie von mir eine klassische Papierübersetzung mit Stempel, Unterschrift und urkundlicher Verbindung erhalten. Schließlich geht es um eine Behörde – und gerade bei wichtigen Urkunden erscheint das Papieroriginal vielen Kunden zunächst als die „sicherere“ Variante.
Für Übersetzungen, die ich als vom spanischen Außenministerium (MAEC) ernannte Traductora Jurada für die Spanische Botschaft anfertige, ist jedoch gerade die digitale Übersetzung die richtige und praktischere Lösung.
Sie erhalten von mir ein PDF mit MAEC-Zertifizierung und einer elektronischen Signatur auf Grundlage meines persönlichen FNMT-Zertifikats (certificado digital).
Und ganz wichtig: Dieses PDF ist nicht die Kopie einer „eigentlichen/originalen“ Übersetzung auf Papier. Das elektronisch signierte Dokument selbst ist die von mir ausgestellte Übersetzung.
Eine beglaubigte Übersetzung per E-Mail – kann das wirklich ein Original sein?
Diese Frage höre ich immer wieder. Die Skepsis ist verständlich. Über Jahrzehnte haben wir gelernt: Bei wichtigen Behördendokumenten braucht man ein Papieroriginal. Eine PDF-Datei verbinden viele dagegen mit einem Scan oder einer einfachen Kopie.
Genau darin liegt hier das Missverständnis. Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen einem eingescannten Papierdokument mit einer abgebildeten Unterschrift und einem elektronischen Original mit einer überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Meine digital ausgestellte spanische traducción jurada gehört zur zweiten Kategorie.
Was ist eine FNMT-Signatur?
FNMT steht für Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, die spanische Münzprägeanstalt. Mein elektronisches Zertifikat ist ein persönliches digitales Zertifikat, das meiner Identität zugeordnet ist.
Für Sie als Kunde ist vor allem eines wichtig:
Ich setze nicht einfach ein Bild meiner Unterschrift in eine PDF-Datei.
Die Übersetzung wird elektronisch mit meinem persönlichen Zertifikat signiert. Dieses Zertifikat ist meiner spanischen Identität und damit meiner spanischen Identifikationsnummer zugeordnet.
Beim Öffnen und Prüfen des Original-PDFs lässt sich deshalb elektronisch feststellen, wer das Dokument signiert hat und ob das Dokument nach dem Signieren verändert wurde.
Das ist ein völlig anderes Sicherheitsniveau als bei einer eingescannten Unterschrift.
Warum darf eine Traductora Jurada überhaupt elektronisch unterschreiben?
Das ist in Spanien ausdrücklich per Verfügung geregelt.
Mit der Orden AUC/213/2025 vom 26. Februar 2025 hat das spanische Außenministerium die elektronische Zertifizierung durch Traductores-Intérpretes Jurados, Traductores Jurados e Intérpretes Jurados geregelt.
Artikel 3 bestimmt ausdrücklich, dass in Spanien beeidigte Übersetzer (Traductores Jurados) die Richtigkeit und Vollständigkeit ihrer Übersetzung mit ihrer elektronischen Signatur, dem Certificado Digital, bescheinigen können (Quelle: BOE Orden AUC/213/2025 im spanischen Gesetzblatt BOE).
Das digitale Verfahren ist also keine von mir entwickelte „bequeme Alternative“ zur richtigen beglaubigten Übersetzung. Es ist eine vom spanischen Gesetzgeber ausdrücklich vorgesehene Form der Zertifizierung einer beglaubigten Übersetzung Deutsch > Spanisch zur Vorlage in Spanien.
Und was bedeutet „MAEC-Siegel“?
Meine Übersetzungen ins Spanische fertige ich nicht unter Berufung auf meine Ermächtigung als Übersetzerin für Spanien durch das OLG Köln oder das LG Hannover an. Ich bin zusätzlich als Traductora Jurada de alemán vom spanischen Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (MAEC) ernannt.
Für Übersetzungen, die für spanische Behörden bestimmt sind, stelle ich die Übersetzung daher nach den spanischen Vorschriften für traducciones juradas aus, und bescheinige meine Übersetzungen für Spanien mit dieser Vereidigung, da so sichergestellt ist, dass die Übersetzung ohne Apostille für die Unterschrift des Übersetzers angenommen wird.
Das ist insbesondere bei Dokumenten wichtig, die Sie bei der Spanischen Botschaft in Berlin, einem spanischen Konsulat oder später unmittelbar bei einer Behörde in Spanien verwenden möchten.
Mehr über diesen Unterschied und die Übersetzung für spanische Behörden habe ich in meinem allgemeinen Beitrag zu beglaubigten Übersetzungen für Spanien erklärt. Sarah Schneider Übersetzungen
Warum Sie von mir für die Spanische Botschaft normalerweise keine zusätzliche Papierausfertigung erhalten
Hier gibt es einen ganz praktischen Grund. Ich habe mich zu dieser Frage direkt mit der Spanischen Botschaft in Berlin abgestimmt.
Viele meiner Kunden hatten ihre Übersetzungen bislang in der klassischen Papierform eingereicht. Eine solche beglaubigte Übersetzung besteht häufig aus mehreren Seiten, die von mir urkundlich mit einer Öse untrennbar miteinander verbunden werden.
Das ist für die sichere Papierausfertigung sinnvoll. Für die Botschaft entsteht dadurch allerdings ein Problem: Die eingereichte Übersetzung muss dort zwingend digitalisiert werden. Aufgrund der urkundlichen Verbindung können die miteinander verbundenen Seiten nicht einfach in den automatischen Einzug eines Scanners gelegt werden. Die einzelnen Seiten müssen entsprechend aufwendiger kopiert bzw. eingescannt werden.
Deshalb stelle ich Übersetzungen für diese Verfahren nach Absprache mit der Botschaft digital mit meiner FNMT-Signatur aus, damit meine Kunden sie der Botschaft elektronisch übermitteln können.
Das erspart nicht nur Ihnen Papier und Postversand. Es vermeidet auch, dass ein bereits digital vorhandenes Dokument erst ausgedruckt und bei der Botschaft anschließend wieder digitalisiert werden muss.
„Aber die Botschaft verlangt doch Unterlagen per Post!“
Genau hier entsteht häufig Verwirrung. Ein Verfahren bei einer Botschaft oder Konsularabteilung besteht normalerweise nicht nur aus meiner Übersetzung.
Je nach Verfahren können Sie beispielsweise Formulare, Urkunden, Bescheinigungen, Ausweisdokumente oder andere Nachweise vorlegen müssen. Für bestimmte Unterlagen kann die Botschaft weiterhin eine postalische Einreichung oder die Vorlage eines Originals verlangen.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass auch meine elektronisch ausgestellte traducción jurada in gedruckter Form vorgelegt werden muss.
Merken Sie sich deshalb am besten:
Die Einreichungsform der Übersetzung und die Einreichungsform des restlichen Antrags sind zwei verschiedene Dinge.
Wenn Sie für Ihren Antrag bestimmte Originalunterlagen per Post an die Botschaft schicken müssen, schicken Sie diese Unterlagen wie vorgeschrieben per Post. Meine digital signierte Übersetzung reichen Sie dagegen digital ein.
Das eine widerspricht dem anderen nicht.
Ein Beispiel: die Einbürgerungsurkunde
Ein typisches Beispiel ist die deutsche Einbürgerungsurkunde.
Bei bestimmten staatsangehörigkeitsrechtlichen Verfahren verlangt die Spanische Botschaft eine Übersetzung der Einbürgerungsurkunde durch einen entweder vom MAEC vereidigten oder bei der Botschaft eingetragenen Übersetzer.
Dass daneben weitere Bestandteile des Antrags postalisch einzureichen sind, führt verständlicherweise dazu, dass Kunden den Schluss ziehen, sie bräuchten auch eine Übersetzung auf Papier.
Gerade das ist aber nicht erforderlich, wenn ich Ihnen die Übersetzung als elektronisch signierte traducción jurada für die digitale Übermittlung ausstelle.
Wenn Sie sich speziell mit Einbürgerung und spanischer Staatsangehörigkeit beschäftigen, finden Sie dazu einen eigenen Beitrag auf meiner Website. Ich möchte die umfangreichen Anforderungen dieses Verfahrens deshalb an dieser Stelle nicht wiederholen.
Ein anderes Beispiel: Ärzte und andere reglementierte Berufe
Ähnlich ungewohnt ist die Situation für deutsche Ärzte und Ärztinnen, die nach Spanien auswandern und dort ihre deutsche Berufsqualifikation anerkennen lassen möchten.
Approbation, Abschlussunterlagen, Bescheinigungen der Ärztekammer oder andere berufliche Nachweise können dabei in spanischer Übersetzung benötigt werden.
Auch hier erleben Kunden häufig denselben gedanklichen Reflex:
„Das sind wichtige Originaldokumente. Dann brauche ich bestimmt auch die Übersetzung mit Stempel auf Papier.“
Das muss gerade bei einem digital geführten spanischen Verfahren nicht der Fall sein.
Für die Einzelheiten der Anerkennung medizinischer Berufsqualifikationen habe ich einen eigenen ausführlichen Beitrag erstellt. Dort erläutere ich unter anderem das digitale RETUEX-Verfahren und typische Unterlagen.
Das Beispiel zeigt aber gut: Eine digital signierte Übersetzung ist nicht weniger „amtlich“, nur weil Sie kein Blatt Papier in der Hand halten.
Wie erkenne ich, dass das PDF wirklich unterschrieben wurde?
Sie können die elektronische Signatur selbst überprüfen.
Öffnen Sie dafür die Originaldatei, die Sie von mir erhalten haben, beispielsweise im Adobe Acrobat Reader, und rufen Sie dort die Signaturinformationen auf.
Sie können dort die elektronische Signatur und die zugehörigen Zertifikatsinformationen prüfen. Entscheidend ist wiederum: Es handelt sich nicht um das sichtbare Bild einer Unterschrift oder eines Stempels, sondern um eine technisch überprüfbare Signatur des elektronischen Dokuments.
Die spanische Verordnung sieht darüber hinaus ausdrücklich die elektronische Überprüfung der verwendeten Signaturen vor. (Quelle: BOE)
Ganz wichtig: Bitte drucken Sie die Übersetzung NICHT aus
Das klingt zunächst paradox: Sie haben eine wichtige Übersetzung für eine Behörde – und ausgerechnet Ihre Übersetzerin bittet Sie darum, sie nicht auszudrucken.
Der Grund ist einfach. Die elektronische Signatur befindet sich im PDF. Wenn Sie das Dokument ausdrucken, sehen Sie zwar weiterhin den Text, den Stempel und andere sichtbare Bestandteile der Übersetzung. Die elektronische Signatur kann auf diesem Blatt Papier aber nicht mehr als elektronische Signatur geprüft werden.
Der Ausdruck ist daher nicht plötzlich das „Original“ der digitalen Übersetzung. Das Original ist in diesem Fall die elektronisch signierte PDF-Datei.
Deshalb bitte:
✓ Speichern Sie das von mir erhaltene Original-PDF.
✓ Übermitteln Sie dieses PDF digital an die Botschaft bzw. die zuständige Stelle.
✓ Verändern oder bearbeiten Sie die Datei nicht nachträglich.
✗ Drucken Sie die Übersetzung nicht aus, um sie anschließend als vermeintliches Original per Post einzureichen.
✗ Scannen Sie einen Ausdruck nicht wieder ein.
✗ Bitten Sie mich nicht vorsorglich um eine identische zweite Papierausfertigung, wenn ich die Übersetzung für Ihr Verfahren elektronisch ausgestellt habe.
„Ich hätte trotzdem lieber noch eine Papierausfertigung – nur zur Sicherheit.“
Auch diesen Wunsch höre ich häufig. Aber gerade hier gilt: Mehr Papier bedeutet nicht automatisch mehr Rechtssicherheit.
Wenn für das betreffende Verfahren die elektronisch signierte Übersetzung vorgesehen ist, schafft eine zusätzliche Papierfassung keinen zusätzlichen Sicherheitsgewinn. Im Gegenteil: Es entstehen zwei unterschiedliche Erscheinungsformen desselben Dokuments und damit unter Umständen erst neue Fragen dazu, welche davon einzureichen ist.
Wenn ich Ihnen für die Spanische Botschaft in Berlin eine digital signierte traducción jurada mit FNMT-Zertifikat ausstelle, erhalten Sie damit die für die digitale Einreichung bestimmte Fassung. Sie müssen daraus nicht durch Ausdrucken wieder ein Papierdokument machen.
Und warum steht in einem Merkblatt des spanischen Konsulats vielleicht trotzdem etwas von „Original“?
Auch das Wort „Original“ führt bei elektronischen Dokumenten leicht in die Irre. Im Alltag verstehen wir darunter fast automatisch ein Blatt Papier mit einer handschriftlichen Unterschrift.
Ein elektronisch ausgestelltes und qualifiziert signiertes Dokument funktioniert anders: Seine Authentizität ergibt sich gerade aus der elektronischen Signatur und ihrer Überprüfbarkeit.
Deshalb sollte man aus der Formulierung „im Original“ nicht ohne Weiteres den Schluss ziehen, dass damit zwingend eine Papierausfertigung mit handschriftlicher Unterschrift gemeint sein muss.
Bei Zweifeln zu einem konkreten konsularischen Verfahren ist entscheidend, welche Anforderungen die zuständige Stelle für genau diesen Vorgang stellt.
Papier für die deutschen Unterlagen – PDF für meine Übersetzung: Das kann gleichzeitig richtig sein
Das ist vielleicht die wichtigste Erkenntnis für Ihren Antrag:
Es kann vollkommen richtig sein, dass Sie einen Teil Ihrer Unterlagen per Post an die Spanische Botschaft schicken und meine Übersetzung gleichzeitig digital übermitteln.
Sie müssen sich also nicht zwischen einem „Papierantrag“ und einem „digitalen Antrag“ entscheiden. Entscheidend ist vielmehr die vorgeschriebene Einreichungsform jedes einzelnen Bestandteils Ihres Verfahrens.
Beglaubigte Übersetzung Deutsch–Spanisch für die Spanische Botschaft in Berlin
Wenn Sie deutsche Dokumente bei der Spanischen Botschaft in Berlin oder ihrer Konsularabteilung einreichen müssen, können Sie mir Ihre Unterlagen zunächst digital zur Prüfung zusenden.
Ich bin Sarah Schneider, M.A., Traductora Jurada de alemán des spanischen Außenministeriums (MAEC) und fertige offizielle Übersetzungen aus dem Deutschen ins Spanische zur Vorlage bei spanischen Behörden und Auslandsvertretungen an.
Für die digitale Ausstellung verwende ich mein persönliches FNMT-Zertifikat, das meiner spanischen Identität und Identifikationsnummer (NIE) zugeordnet ist. Die Übersetzung erhalten Sie als elektronisch signiertes PDF.
Und wenn Sie sich aus diesem Artikel nur vier Punkte merken möchten, dann diese:
Das PDF ist nicht der Scan einer Papierübersetzung.
Die elektronische Signatur ist überprüfbar und meiner Identität zugeordnet.
Bitte reichen Sie die Übersetzung digital ein und drucken Sie sie nicht aus.
Dass andere Unterlagen Ihres Verfahrens möglicherweise per Post eingereicht werden müssen, ändert daran nichts.
Bild: KI.
