Apostille und Legalisation für Deutschland, Spanien und Lateinamerika

Sie müssen einen Handelsregisterauszug für eine Gesellschaftsgründung in Spanien, eine Vollmacht für einen Immobilienkauf oder Urkunden für eine Erbschaft im Ausland vorlegen? Oder Sie möchten ausländische Dokumente in Deutschland vorlegen und wissen nicht, ob sie hier gültig sind? Sie möchten Ihren Abschluss anerkennen lassen oder im Ausland heiraten? Dann stellt sich häufig schon vor der Übersetzung die Frage:

Welche Beglaubigungen sind notwendig – und wo bekomme ich sie?

Ich berate Unternehmen und Privatkunden zu Apostillen, Legalisationen und den formalen Anforderungen an ihre Unterlagen im internationalen Urkundenverkehr. Mein Schwerpunkt liegt auf Dokumenten für Deutschland, Spanien und das spanischsprachige Lateinamerika – sowohl aus dem Deutschen ins Spanische als auch aus dem Spanischen ins Deutsche.

Im Beratungstermin besprechen wir anhand Ihrer vorhandenen Unterlagen, welche Schritte anstehen, welche Stellen zuständig sind und wann die beglaubigte Übersetzung erfolgen sollte. Die Termine dauern maximal zehn Minuten und kosten 19€ (für Unternehmen zzgl. Umsatzsteuer). Sollten Sie danach die Übersetzung bei mir beauftragen, ziehe ich diese Kosten gern von der Schlussrechnung ab. Bitte senden Sie mir Ihre Unterlagen vorab per E-Mail an post@sarah-schneider.eu.

Welche Fragen klären wir im Beratungstermin

Eine Apostille auf der Originalurkunde, eine beglaubigte Kopie und eine Beglaubigung der Übersetzerunterschrift erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ich helfe Ihnen, diese Schritte für Ihr Vorhaben einzuordnen:

• Benötigt Ihre Urkunde eine Apostille oder eine Legalisation? Kommt eine Befreiung von diesen Förmlichkeiten in Betracht?
• Welche Ausfertigung benötigen Sie: Originalurkunde, amtlicher Registerauszug, beglaubigte Abschrift oder elektronisches Dokument?
• Wo beantragen Sie die erforderliche Beglaubigung, und welche Vor- oder Zwischenbeglaubigungen gehören dazu?
• Reihenfolge: Müssen Sie zuerst die Urkunde beglaubigen lassen und anschließend die vollständige Urkunde einschließlich der Beglaubigungsvermerke übersetzen lassen?
• Ist für das Verwendungsland zusätzlich eine Beglaubigung meiner Übersetzerunterschrift erforderlich?
• Können Sie eine digital signierte Übersetzung verwenden, oder benötigen Sie eine Papierausfertigung?

Grundlagen erläutere ich in meinen Artikeln Mit Apostille, bitte! und Die Apostille und ihre Übersetzung.

Für Unternehmen und ihre rechtlichen Berater

Wenn deutsche und spanischsprachige Unternehmen grenzüberschreitend handeln, müssen sie ihre Vertretungsverhältnisse, Registerdaten oder gesellschaftsrechtlichen Entscheidungen häufig im anderen Land nachweisen. Ich berate Unternehmen, Rechtsanwaltskanzleien und Notariate zu den dafür erforderlichen Urkunden und Beglaubigungswegen, beispielsweise bei:

• Handelsregisterauszügen, Registerbescheinigungen und Gesellschafterlisten;
• Gründungsurkunden, Gesellschaftsverträgen und Satzungen;
• Gesellschafterbeschlüssen sowie der Bestellung, Abberufung und Vertretungsbefugnis von Geschäftsführern;
• notariellen Vollmachten, Generalvollmachten und Handlungsvollmachten;
• notariellen Urkunden zu Beteiligungen, Unternehmenskäufen und Immobiliengeschäften;
• Transparenzregisterauszügen sowie steuerlichen und sonstigen behördlichen Bescheinigungen.

Wir klären mit Ihnen unter anderem, in welcher Form Sie den Registerauszug beschaffen sollten, welche Unterschrift beglaubigt werden muss und wie die Urkunde anschließend für die Übersetzung vorzubereiten ist.

Weitere Informationen: Handelsregisterauszüge Spanisch und Deutsch, Unterlagen für eine Unternehmensgründung und Vorlage behördlicher, gerichtlicher und notarieller Urkunden im Ausland.

Für Privatkunden

Erbschaften und Nachlassunterlagen

Bei einer Erbschaft mit Bezug zu Deutschland, Spanien oder Lateinamerika können unterschiedliche Unterlagen zusammenkommen: Sterbeurkunden, Testamente, Eröffnungsprotokolle, Erbscheine, Europäische Nachlasszeugnisse, Erbenerklärungen, notarielle Erbschaftsannahmen und Erbauseinandersetzungen, Ausschlagungserklärungen sowie Nachlassvollmachten. Hinzu kommen gegebenenfalls Geburts- und Eheurkunden zum Nachweis der Verwandtschaft, Grundbuchauszüge und steuerliche Unterlagen.

Ich berate Sie dazu, welche Beglaubigungen für die vorhandenen Dokumente und das Verwendungsland zu klären sind und in welcher Reihenfolge die Vorbereitung und Übersetzung erfolgen sollten. Informationen zum Umgang mit notariellen und gerichtlichen Unterlagen finden Sie im Beitrag Urkunden im Ausland vorlegen.

Nicht beraten kann ich Sie dahingehend, ob Ihre Unterlagen vollständig sind – da es sich stets um Einzelfallentscheidungen handelt, kann ich Ihnen nur eine Orientierung geben, welche Unterlagen in den meisten Fällen gefordert werden.

Immobilienkauf und Vollmachten

Sie kaufen oder verkaufen eine Immobilie in Spanien oder Lateinamerika oder möchten jemanden vor Ort bevollmächtigen? Gegenstand der Beratung können Kaufvollmachten, notarielle Kaufurkunden, Grundbuchauszüge, Katasterbescheinigungen, Eigentumsnachweise und Unterlagen zur Finanzierung sein. Auch bei Vorsorgevollmachten oder anderen notariellen Vollmachten mit Auslandsbezug besprechen wir die erforderliche Beglaubigungskette.

Lesen Sie dazu meine Beiträge Unterlagen zu Immobilien in Spanien und Lateinamerika, Baufinanzierung und Hypothek und Beglaubigte Übersetzung von Verträgen.

Anerkennung von Abschlüssen und beruflichen Qualifikationen

Ich berate Sie zur Vorbereitung Ihrer Dokumente für die Anerkennung von Schulabschlüssen, Hochschulzugangsberechtigungen, Studienleistungen, Hochschulabschlüssen, Berufsabschlüssen und beruflichen Weiterbildungen. Dazu gehören auch Unterlagen für die Zeugnisbewertung, die Approbation oder Berufserlaubnis sowie die Anerkennung von Facharztqualifikationen und anderen reglementierten Berufen.

Je nach Verfahren geht es beispielsweise um Abschlussurkunden, Diplome, Prüfungszeugnisse, Notenübersichten, Studienverlaufsbescheinigungen, Fächer- und Stundenübersichten, Lehrpläne, Praktikumsnachweise, Berufszulassungen, Kammerbescheinigungen, Arbeitszeugnisse, Fortbildungsnachweise und ein Certificate of Good Standing. Auch Führungszeugnisse, Personenstandsurkunden oder Nachweise über Namensänderungen können zu den angeforderten Unterlagen gehören.

Das betrifft etwa Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Pflegefachkräfte, Angehörige therapeutischer Berufe, Lehrkräfte, Ingenieure und weitere Berufsgruppen – ebenso deutsche Qualifikationen zur Verwendung in Spanien oder Lateinamerika wie spanischsprachige Qualifikationen zur Verwendung in Deutschland. Bringen Sie bitte die konkrete Unterlagenliste Ihrer Anerkennungsstelle mit.

Mehr dazu: Übersetzung von Abschlüssen und Zeugnissen und Anerkennung medizinischer Berufe.

Ich kann Sie nicht eingehend beraten, ob Ihre Unterlagen vollständig sind – da es sich stets um Einzelfallentscheidungen handelt, kann ich Ihnen nur sagen, welche Unterlagen in den meisten Fällen gefordert werden.

Heiraten im Ausland und Personenstandsurkunden

Für eine Eheschließung im Ausland oder die Anmeldung einer Eheschließung in Deutschland können unter anderem Geburtsurkunden, Ehefähigkeitszeugnisse, Ledigkeitsbescheinigungen, Melde- oder Wohnsitzbescheinigungen sowie frühere Eheurkunden, Scheidungsentscheidungen mit Rechtskraftnachweis oder Sterbeurkunden früherer Ehepartner benötigt werden.

Ich bespreche mit Ihnen die Beglaubigungen Ihrer vorhandenen Unterlagen und die anschließende Übersetzung. Bitte senden Sie auch das Merkblatt oder die Anforderungsliste des zuständigen Standesamts beziehungsweise der ausländischen Stelle mit.

Weitere Informationen: Heiraten im Ausland, Anmeldung der Eheschließung in Deutschland, Geburtsurkunden und Eheurkunden.

Deutschland Spanien und Lateinamerika sind unterschiedlich zu behandeln

Dokumente für Spanien und spanische Dokumente für Deutschland

Ob eine Apostille erforderlich ist, hängt unter anderem von der Urkundenart und dem Verwendungszweck ab. Für bestimmte öffentliche Urkunden innerhalb der EU bestehen Erleichterungen. Diese lassen sich jedoch nicht pauschal auf Handelsregisterauszüge, notarielle Vollmachten oder sämtliche anderen Dokumente übertragen.

Als in Deutschland gerichtlich ermächtigte Übersetzerin und in Spanien durch das Außenministerium ernannte Traductora Jurada fertige ich beglaubigte Übersetzungen in beide Sprachrichtungen an. Für Spanien biete ich Übersetzungen ins Spanische mit meinem persönlichen FNMT-Zertifikat an; Übersetzungen ins Deutsche erhalten Sie auf Wunsch mit qualifizierter elektronischer Signatur von D-Trust/Bundesdruckerei und gerichtlich bestätigtem Berufsattribut.

Die notwendige Beglaubigung der Ausgangsurkunde ist dabei gesondert von der Form der Übersetzung zu betrachten. Mehr dazu: Beglaubigte Übersetzungen für Spanien und Beglaubigung der Übersetzerunterschrift.

Besonderheiten in Lateinamerika einschließlich Kuba und Dominikanischer Republik

Auch bei Unterlagen aus oder für Argentinien, Bolivien, Chile, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Kolumbien, Mexiko, Nicaragua, Panama, Paraguay, Peru, Uruguay und Venezuela kommt es auf das konkrete Land, die Urkunde und die empfangende Stelle an. Wir klären, welche Apostille oder andere Bestätigung benötigt wird, wer sie ausstellt und ob die Übersetzung weitere Beglaubigungen benötigt.

Bei Kuba und der Dominikanischen Republik ist besondere Aufmerksamkeit erforderlich. Für kubanische Urkunden zur Verwendung in Deutschland ist das Legalisationsverfahren der deutschen Botschaft Havanna seit dem 22. Januar 2025 ausgesetzt. Über die Anerkennung entscheidet die jeweilige deutsche Behörde oder das Gericht im Einzelfall. Die Botschaft erläutert außerdem Prüfungsmöglichkeiten für bestimmte Dokumente mit QR-Code. Aktuelle Hinweise der deutschen Botschaft Havanna.

Die Dominikanische Republik ist dem Apostilleübereinkommen beigetreten; wegen des deutschen Einspruchs gilt es jedoch nicht im Verhältnis zu Deutschland. Für dominikanische Personenstandsurkunden kommt die Legalisation in Betracht. Bei anderen dominikanischen Dokumenten, etwa Diplomen oder Urteilen, nennt die deutsche Botschaft derzeit stattdessen die Möglichkeit einer von der deutschen Behörde veranlassten Urkundenüberprüfung. Hinweise der deutschen Botschaft Santo Domingo.

Diese Besonderheiten für die Vorlage in Deutschland dürfen nicht ungeprüft auf die Verwendung in Spanien übertragen werden. Ebenso ist für deutsche Dokumente zur Verwendung in Kuba oder der Dominikanischen Republik die jeweils andere Verfahrensrichtung zu betrachten. Im Termin ordnen wir Ihre Unterlagen dem passenden Verfahren zu.

Fachlicher Hintergrund zum internationalen Urkundenverkehr

Gemeinsam mit Elena Sotres Zapatero habe ich den Beitrag „Beglaubigung und Apostillen von Urkunden und Übersetzungen im internationalen Urkundenverkehr“ im Anzeigenschwerpunkt Dolmetscher und Übersetzer der Neuen Juristischen Wochenschrift veröffentlicht. Darin erläutern wir die Schritte von der Beglaubigung der Ausgangsurkunde über die Übersetzung bis zur Beglaubigung der Übersetzerunterschrift.

Zum Beitrag und zum PDF. Allgemeine behördliche Informationen bietet außerdem das Auswärtige Amt zum internationalen Urkundenverkehr.

So bereiten Sie Ihren Beratungstermin vor

1. Senden Sie Ihre vorhandenen Unterlagen vollständig und gut lesbar per E-Mail an post@sarah-schneider.eu – einschließlich Rückseiten, Anlagen, Stempeln und bereits vorhandenen Apostillen oder Legalisationen.

2. Nennen Sie das Ausstellungsland, das Verwendungsland, die empfangende Behörde oder Stelle und den Zweck der Vorlage. Fügen Sie vorhandene Merkblätter, Anforderungslisten und Ihren Abgabetermin bei.

3. Formulieren Sie kurz Ihre wichtigste Frage und buchen Sie anschließend einen Termin im Kalender unten.

Die vorhandenen Unterlagen müssen mir vor dem Gespräch per E-Mail vorliegen. Auch wenn Ihnen noch Dokumente fehlen, senden Sie bitte bereits alles mit, was vorhanden ist, und nennen Sie die fehlenden Unterlagen. Der Beratungstermin dauert maximal zehn Minuten und konzentriert sich auf Ihre konkrete Frage und die nächsten Schritte. Eine anschließende Übersetzung oder Unterstützung bei der Einholung von Beglaubigungen stimmen wir gesondert ab.

Termin zur Beratung über Apostille und Legalisation buchen

Sie möchten wissen, welche Beglaubigungen Ihre Unterlagen benötigen und wo Sie diese erhalten? Senden Sie mir zuerst die Dokumente und die Angaben zu Ihrem Vorhaben per E-Mail. Wählen Sie anschließend hier Ihren Beratungstermin.

Maximal zehn Minuten pro Termin. Unterlagen vorab per E-Mail erforderlich. Geben Sie mir den gewünschten Termin (Datum und Uhrzeit, montags – freitags 10-16.00h) in Ihrer E-Mail an und ich gebe Ihnen Bescheid, ob Ihr Wunschtermin frei ist.