Asesoramiento sobre apostillas y legalizaciones para Alemania, España y Latinoamérica

¿Necesita presentar un extracto del Registro Mercantil para constituir una sociedad en España, un poder para comprar un inmueble o documentos para una herencia en el extranjero? ¿O desea presentar documentos extranjeros en Alemania y no sabe si son válidos aquí? ¿Quiere homologar su título o casarse en el extranjero? En estos casos, muchas veces surge una pregunta incluso antes de encargar la traducción:

¿Qué certificaciones necesito y dónde puedo obtenerlas?

Asesoro a empresas y particulares sobre apostillas, legalizaciones y requisitos formales de la documentación en el tráfico internacional de documentos. Mi especialidad son los documentos para Alemania, España y Latinoamérica hispanohablante, tanto del alemán al español como del español al alemán.

Durante la consulta examinaremos los documentos de los que dispone para determinar qué pasos deben seguirse, qué organismos son competentes y cuándo conviene realizar la traducción jurada. Las consultas duran un máximo de diez minutos y cuestan 19 €; para empresas, más IVA. Si después me encarga la traducción, descontaré este importe de la factura final. Envíeme previamente sus documentos por correo electrónico a post@sarah-schneider.eu.

¿Qué cuestiones tratamos durante la consulta?

Una apostilla en el documento original, una copia compulsada y una certificación de la firma del traductor cumplen funciones diferentes. Le ayudaré a identificar los pasos necesarios para su trámite:

• ¿Necesita su documento una apostilla o una legalización? ¿Puede estar exento de estas formalidades?
• ¿Qué ejemplar necesita: el documento original, una certificación oficial del registro, una copia compulsada o un documento electrónico?
• ¿Dónde se solicita la certificación necesaria? ¿Son necesarias certificaciones previas o intermedias?
• ¿En qué orden deben hacerse los trámites? ¿Debe certificarse primero el documento y traducirse después íntegramente, incluidas las certificaciones?
• ¿Es necesario certificar también mi firma como traductora para el país de destino?
• ¿Puede utilizar una traducción firmada digitalmente o necesita un ejemplar en papel?

Encontrará una explicación general en mis artículos ¡Con apostilla, por favor! y La traducción de la apostilla al alemán.

Para empresas y sus asesores jurídicos

Cuando empresas alemanas e hispanohablantes realizan operaciones transfronterizas, a menudo deben acreditar en el otro país sus facultades de representación, datos registrales o decisiones societarias. Asesoro a empresas, despachos de abogados y notarías sobre los documentos y trámites de certificación necesarios, por ejemplo:

• Extractos y certificaciones del Registro Mercantil y listas de socios.
• Escrituras de constitución, contratos de sociedad y estatutos.
• Acuerdos de socios y nombramiento, cese y facultades de representación de administradores.
• Poderes notariales, poderes generales y poderes para actuar en nombre de la sociedad.
• Escrituras notariales relativas a participaciones, compraventas de empresas y operaciones inmobiliarias.
• Extractos del registro de transparencia y certificados tributarios u otros documentos administrativos.

Entre otras cuestiones, veremos en qué forma debe obtenerse el extracto registral, qué firma debe certificarse y cómo preparar después el documento para su traducción.

Más información sobre extractos del Registro Mercantil español y alemán y documentos para la constitución de una sociedad —artículos en alemán—, así como sobre la presentación de documentos oficiales alemanes en el extranjero.

Para particulares

Herencias y documentos sucesorios

En una herencia relacionada con Alemania, España o Latinoamérica pueden reunirse muchos documentos: certificados de defunción, testamentos, actas de apertura, certificados sucesorios alemanes, certificados sucesorios europeos, declaraciones de herederos, escrituras notariales de aceptación y partición de herencia, declaraciones de renuncia y poderes para asuntos hereditarios. También pueden ser necesarios certificados de nacimiento y matrimonio para acreditar el parentesco, extractos del Registro de la Propiedad y documentos tributarios.

Le asesoro sobre las certificaciones que deben aclararse para los documentos disponibles y el país de destino, así como sobre el orden de preparación y traducción. Encontrará información adicional en mi artículo sobre la presentación de documentos en el extranjero.

No puedo determinar de forma definitiva si su documentación está completa: cada caso se decide individualmente. Sí puedo orientarle sobre los documentos que se solicitan en la mayoría de los casos.

Compraventa de inmuebles y poderes

¿Va a comprar o vender un inmueble en España o Latinoamérica, o desea autorizar a alguien para que actúe en su nombre? Podemos examinar poderes de compraventa, escrituras notariales, extractos del Registro de la Propiedad, certificados catastrales, títulos de propiedad y documentos de financiación. También podemos tratar la cadena de certificaciones necesaria para poderes preventivos u otros poderes notariales con efectos en el extranjero.

Consulte mis artículos sobre documentos inmobiliarios en España y Latinoamérica, financiación e hipotecas y traducción jurada de contratos —en alemán—.

Reconocimiento de títulos y cualificaciones profesionales

Le asesoro sobre la preparación de documentos para el reconocimiento de estudios escolares, acceso a la universidad, estudios universitarios, títulos superiores, títulos profesionales y formación continua. Esto incluye documentación para la evaluación de títulos, la Approbation o Berufserlaubnis, así como para el reconocimiento de especialidades médicas y otras profesiones reguladas.

Según el procedimiento, pueden intervenir títulos, diplomas, certificados de exámenes y notas, historiales académicos, relaciones de asignaturas y horas, planes de estudio, certificados de prácticas, licencias profesionales, certificados de colegios, certificados de trabajo, formación continua y Certificate of Good Standing. También pueden solicitarse antecedentes penales, documentos del Registro Civil o justificantes de cambios de nombre.

Esto afecta, por ejemplo, a médicos, odontólogos, veterinarios, farmacéuticos, profesionales de enfermería y terapia, docentes, ingenieros y otras profesiones. Atiendo tanto consultas sobre cualificaciones alemanas para España o Latinoamérica como sobre cualificaciones hispanohablantes para Alemania. Envíeme la lista concreta de documentos de su autoridad de reconocimiento.

Más información sobre la traducción de títulos y certificados —en alemán— y sobre el reconocimiento de profesiones médicas en Alemania.

No puedo determinar de forma exhaustiva si su expediente está completo, ya que cada caso se decide individualmente. Puedo indicarle qué documentos suelen solicitarse.

Casarse en el extranjero y documentos del Registro Civil

Para casarse en el extranjero o inscribir un matrimonio en Alemania pueden necesitarse certificados de nacimiento, capacidad matrimonial, soltería, empadronamiento o residencia. También pueden exigirse certificados de matrimonios anteriores, resoluciones de divorcio con certificación de firmeza o certificados de defunción de cónyuges anteriores.

Revisaremos las certificaciones de los documentos de los que ya dispone y la posterior traducción. Envíeme también la hoja informativa o lista de requisitos del Standesamt competente o de la entidad extranjera.

Más información sobre casarse en el extranjero y la inscripción de un matrimonio en Alemania —en alemán— y sobre la traducción de certificados de nacimiento y de matrimonio —este último en alemán—.

Alemania, España y Latinoamérica: requisitos diferentes

Documentos para España y documentos españoles para Alemania

La necesidad de una apostilla depende, entre otras cosas, del tipo de documento y de su finalidad. Para determinados documentos públicos dentro de la UE existen facilidades, pero estas no se aplican automáticamente a todos los extractos mercantiles, poderes notariales u otros documentos.

Como traductora habilitada judicialmente en Alemania y Traductora Jurada nombrada por el Ministerio de Asuntos Exteriores español, realizo traducciones juradas en ambas direcciones. Para España ofrezco traducciones al español firmadas con mi certificado personal FNMT. Las traducciones al alemán pueden entregarse, si lo desea, con firma electrónica cualificada de D-Trust/Bundesdruckerei y atributo profesional confirmado judicialmente.

La certificación que pueda necesitar el documento original debe examinarse por separado de la forma de la traducción. Más sobre traducciones juradas para las autoridades españolas y la legalización de la firma del traductor.

Particularidades en Latinoamérica, Cuba y República Dominicana

También en los documentos procedentes de Argentina, Bolivia, Chile, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Colombia, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Uruguay y Venezuela, o destinados a estos países, es decisivo el país concreto, el documento y la entidad destinataria. Aclararemos qué apostilla u otra certificación se necesita, quién la expide y si la traducción requiere otras certificaciones.

Cuba y República Dominicana requieren especial atención. Para documentos cubanos destinados a Alemania, el procedimiento de legalización de la Embajada de Alemania en La Habana está suspendido desde el 22 de enero de 2025. La autoridad o el tribunal alemán decide en cada caso sobre su aceptación. La embajada también explica cómo comprobar determinados documentos con código QR. Consulte las indicaciones actuales de la Embajada de Alemania en La Habana.

República Dominicana se adhirió al Convenio de la Apostilla, pero Alemania presentó una objeción, por lo que el convenio no se aplica entre ambos países. La legalización es posible para documentos dominicanos del Registro Civil. Para otros documentos, como títulos o sentencias, la embajada alemana señala actualmente la posibilidad de una comprobación solicitada por la autoridad alemana. Consulte las indicaciones de la Embajada de Alemania en Santo Domingo.

Estas particularidades para la presentación en Alemania no deben trasladarse sin más a la presentación en España. Del mismo modo, para documentos alemanes destinados a Cuba o República Dominicana debe examinarse la otra dirección del trámite. Durante la consulta identificaremos el procedimiento aplicable a sus documentos.

Experiencia en el tráfico internacional de documentos

Junto con Elena Sotres Zapatero publiqué el artículo «Beglaubigung und Apostillen von Urkunden und Übersetzungen im internationalen Urkundenverkehr» en el espacio dedicado a intérpretes y traductores de la revista Neue Juristische Wochenschrift. Explicamos los pasos desde la certificación del documento original hasta la traducción y la certificación de la firma del traductor.

Puede acceder al artículo y al PDF. El Ministerio Federal de Asuntos Exteriores alemán también ofrece información oficial general sobre el tráfico internacional de documentos.

Cómo preparar su consulta

1. Envíeme sus documentos completos y legibles por correo electrónico a post@sarah-schneider.eu, incluidos reversos, anexos, sellos y apostillas o legalizaciones que ya tenga.

2. Indique el país de expedición, el país de destino, la autoridad o entidad destinataria y la finalidad del documento. Adjunte las hojas informativas, listas de requisitos y fecha límite de que disponga.

3. Formule brevemente su pregunta principal y solicite después una cita en el calendario que encontrará más abajo.

Necesito recibir los documentos disponibles por correo electrónico antes de la consulta. Si aún le falta alguno, envíeme todo lo que tenga e indíqueme qué documentos faltan. La consulta dura un máximo de diez minutos y se centra en su pregunta y en los siguientes pasos. Acordaremos por separado una eventual traducción o ayuda para obtener las certificaciones.

Solicitar una cita sobre apostillas y legalizaciones

¿Quiere saber qué certificaciones necesitan sus documentos y dónde puede obtenerlas? Envíeme primero la documentación y los datos de su trámite por correo electrónico. Después, elija aquí su cita.

Duración máxima: diez minutos. Es necesario enviar los documentos previamente por correo electrónico. Indíqueme en su mensaje la fecha y hora que desea —de lunes a viernes, de 10:00 a 16:00— y le confirmaré si está disponible.